Indonesische Gemüse SQF‑Zertifizierung: Leitfaden 2026

Ein praxisorientiertes, kostengünstiges System, um den SQF‑4‑Stunden‑Scheinrückruf für indonesische Gemüse‑Packhäuser zu bestehen. Schritt‑für‑Schritt‑Loskodierung, Massenbilanz, Erzeugercodes für Kleinbauern, Google Sheets‑Protokolle, QR‑Etiketten und ein 4‑Stunden‑Drill‑Plan, den Sie diese Woche durchführen können.

Wenn Sie ein indonesisches Gemüse-Packhaus betreiben, wissen Sie bereits Folgendes: Der SQF-4‑Stunden-Rückverfolgbarkeitstest entscheidet häufig über Bestehen oder Nichtbestehen von Audits. Wir haben mehrere SQF-Scheinrückrufe innerhalb von 4 Stunden bestanden, ohne teure Lösungen: klare Loscodes, disziplinierte Aufzeichnungen und einfache Werkzeuge, die die meisten Teams bereits verwenden. Hier ist unser genaues Playbook für 2026.

Was erwartet SQF bei einem 4‑Stunden-Scheinrückruf für Frischgemüse?

Die SQF Ausgabe 9 ist eindeutig in Bezug auf Rückverfolgbarkeit. Bei einem Scheinrückruf möchten Auditoren sehen, dass Sie in der Lage sind:

• Rückwärts zu einem Fertiglos alle Rohstoffe und Verpackungen in Minuten, nicht Stunden, nachzuverfolgen.
• Vorwärts von einem verdächtigen Input zu allen Kunden, Paletten und Chargen nachzuverfolgen, die betroffen sind.
• Eingänge und Ausgänge mit einer dokumentierten Massenbilanz abzugleichen.
• Vollständige, lesbare und kontrollierte Aufzeichnungen abzurufen.
• Zu zeigen, dass Sie Stakeholder benachrichtigen und basierend auf dem Risiko zwischen Rücknahme und Rückruf entscheiden können.

In der Praxis werden Sie gebeten, ein Fertiglos auszuwählen. Dann haben Sie 4 Stunden, um die One‑Step‑Back‑ und One‑Step‑Forward-Kette zu zeigen, eine Massenbilanz durchzuführen, Kunden aufzulisten und Belege zusammenzustellen. Die Belege sind entscheidend: Wareneingangsprotokolle, Erzeugercodes, Erntedaten, Verpackungslaufbögen, Kühlketten‑Daten, Versanddokumente, Etiketten und etwaige Korrektureinträge.

Kernerkenntnis: Stellen Sie Geschwindigkeit in den Vordergrund. Gestalten Sie Ihre Codes und Aufzeichnungen so, dass eine geschulte Person die Historie in unter 30 Minuten extrahieren kann. Alles andere wird einfacher.

Die drei Säulen, die den SQF-Rückverfolgbarkeitstest konstant bestehen

Erfahrungsgemäß teilen Teams, die schnell bestehen, drei Eigenschaften:

1. Einfache, lesbare Loscodes. Codes sollten auf einem Whiteboard und in einer Tabellenkalkulation funktionieren. Vermeiden Sie clevere, komprimierte Zeichenfolgen, die nur eine Person versteht.

2. Kostengünstige digitale Disziplin. Ein Google Sheets-Logbuch, QR‑Etiketten von einem Desktop‑Drucker und kontrollierte WhatsApp‑Fotoaufzeichnungen sind besser als teure Systeme, die Sie nicht pflegen. Konsistenz gewinnt.

3. Eine Drill‑Kultur. Wir führen vierteljährlich 60–90‑minütige Übungsdrills durch. Wenn das Audit kommt, kennt das Team das Vorgehen bereits.

Wie entwerfe ich einen einfachen Loscode für gemischte Gemüsepackungen?

Hier ist ein Format, das für indonesische Gemüse und die Aggregation von Kleinbauern funktioniert. Es ist menschenlesbar, QR‑freundlich und auditfest.

Komponenten‑Loscode (für jede einzelne Warensorte):

• Format: Commodity-GrowerCode-HarvestDate-PHLine-PackDate-Shift
• Beispiel: TOM-GRJBR-240101-L1-240102-A
  • TOM = Tomaten. Verwenden Sie 3‑stellige Warencodes (KYR für Japanische Gurke (Kyuri), TOM für Tomaten, BRM für Baby‑Romaine (Baby‑Römersalat), RRA für Rote Radieschen, CRT für Karotten (Frische Exportqualität), ONN für Zwiebel).
  • GRJBR = Erzeuger-/Cluster‑Code. Halten Sie ihn kurz und konsistent.
  • 240101 = Erntedatum JJMMTT.
  • L1 = Packhaus‑Linie 1.
  • 240102 = Verpackungsdatum.
  • A = Schicht.

Fertigloscode für Mischpackungen (z. B. Salat- oder Pfannengerichtmischung):

• Format: MIX-Variant-PackDate-Line-Seq
• Beispiel: MIX-SAL500-240102-L1-015
  • SAL500 = Salat 500 g Variante. Verwenden Sie einen Code, den Kunden auf dem Etikett wiedererkennen.
  • Seq ist die fortlaufende Nummer für diesen Tag und die Linie.

Verknüpfung von Mischpackungen zu Komponenten: Führen Sie eine „Komponenten‑Karte“ für jedes MIX‑Los, die die Komponenten‑Loscodes und Prozentsätze auflistet. Beispiel für einen 500 g Salatmix aus unseren Frischlinien:

• MIX‑Los: MIX-SAL500-240102-L1-015
• In dieser Charge verwendete Komponenten:
  • BRM-GRBDG-240101-L2-240102-A (Baby‑Romaine 50%)
  • LLR-GRBJN-240101-L2-240102-A (Loloroso (Roter Salat) 30%)
  • RRA-GRCJR-240101-L2-240102-A (Rote Radieschen 20%)

Auf dem Verbraucheretikett sollten Sie den MIX‑Code und einen QR zeigen, der auf eine kurze URL mit den Komponenten‑Codes verweist. Auditoren scannen Einzelhandelsverpackungen zwar nicht, aber der QR zeigt, dass Sie Rückverfolgbarkeit operationalisiert haben.

Etikettentext, der bei Audits gut ankommt:

• "Los: MIX-SAL500-240102-L1-015"
• "Verpackt: 02/01/2024"
• Optionale QR‑URL: yourdomain.com/t/MIX-SAL500-240102-L1-015

Kernerkenntnis: Ein Code pro Komponente, ein Code pro Mischlos und eine kurze Komponenten‑Karte. Das ist alles.

Welche Aufzeichnungen müssen innerhalb von 4 Stunden abrufbar sein?

Wir halten für jeden Tag einen einzigen Google Drive‑Ordner mit Unterordnern für „Receiving“, „Processing“ und „Shipping“. Darin befindet sich ein Google Sheet mit den Protokollen. Benennen Sie Dateien wie 2024-01-02_PackhouseA_Traceability. Auditoren lieben schnelles, standardisiertes Auffinden.

Ziehen Sie diese Aufzeichnungen während eines Scheinrückrufs heran:

• Register der zugelassenen Lieferanten/Erzeuger mit Erzeugercodes.
• Erntedokumente von Kleinbauern: Datum, Standort, Menge, Feld‑Pestizidstatus.
• Wareneingangslog: Datum/Uhrzeit, Warensorte, Brutto/Netto, Vorkühltemperatur, Erzeugercode, zugewiesene Behälter‑IDs.
• Verarbeitungs-/Packlaufblatt: Komponenten‑Loscodes, Abfall/Trim, produzierte Packungen, Linie, Schicht, Nacharbeit.
• Kühlkettenaufzeichnungen: Vorkühlung, Raumtemperaturen, Versandtemperaturen.
• Rückverfolgbarkeit der Verpackungsmaterialien: Folie, Etiketten, Kartons, Palettenstretch‑Losnummern.
• Versand fertiger Waren: Paletten‑ID, Los, Menge, Kunde, Fahrzeug, Abfahrtszeit.
• Korrekturen/Abweichungen und wer sie genehmigt hat.

Können WhatsApp‑Fotos als Nachweis unter SQF gelten?

Ja, sofern sie kontrolliert werden. Unser Vorgehen funktioniert gut in Indonesien:

• Mitarbeitende machen Fotos von eingehendem Erntegut, Etiketten und Paletten. Legen Sie einen Papierzettel mit dem Loscode ins Foto.
• Exportieren Sie jeden WhatsApp‑Gruppenchat monatlich als PDF und speichern Sie ihn im Drive.
• Fügen Sie einen kurzen Index in Ihr Logbuch ein: Zeitstempel, wer gesendet hat, was das Foto zeigt, zu welchem Los es gehört.

Auditoren akzeptieren dies, weil die Aufzeichnungen erfasst, gesichert und mit dem Los verknüpft sind. Es ist nicht aufwändig, aber sachgerecht.

Wie berechnen wir die Massenbilanz für Kleinbauern‑Aggregation?

Massenbilanz ist die Rechnung, die beweist, dass Ihre Eingänge mit Ausgängen plus Abfall übereinstimmen. Halten Sie es einfach und warsortenspezifisch.

Beispiel: Japanische Gurke (Kyuri) Einzelwarenset am 02/01/2024.

• Eingänge von drei Erzeugern: insgesamt 520 kg.
• Sortier‑ und Trim‑Abfall: 8% = 41,6 kg.
• Nettoeinsatz für Verpackung: 478,4 kg.
• Fertige 350 g Einzelhandelsverpackungen: 1.340 Packungen = 469 kg.
• Verbleibende Zwischenlagerbestände zurück in den Kühlraum: 9,2 kg.
• Abgleich: 469 + 9,2 + 41,6 = 519,8 kg. Varianz 0,2 kg (0,04%).

Beispiel: Massenbilanz für MIX‑SAL500‑240102‑L1‑015, geplant 1.200 Packungen.

• Eingänge: BRM 300 kg, LLR 180 kg, RRA 120 kg. Gesamt 600 kg. Zielausgang 600 kg Fertigware.
• Trim-/Waschverluste: insgesamt 7% = 42 kg.
• Produzierte Fertigpackungen: 1.100 x 500 g = 550 kg.
• Nacharbeit/verwendbarer Rest: 7 kg. Entsorgung: 1 kg.
• Abgleich: 550 + 42 + 7 + 1 = 600 kg. Varianz 0 kg.

Tipp: Legen Sie akzeptable Verlustbereiche in Ihrer SOP nach Warensorte fest. Tomaten können beim Sortieren 5–10% verlieren. Blattgemüse 7–12% nach Trim und Waschen. Liegen Sie außerhalb des Bereichs, dokumentieren Sie die Ursache.

Wie häufig sollten wir Scheinrückrufe durchführen und welche Szenarien eignen sich am besten?

SQF verlangt mindestens jährliche Tests. Wir empfehlen vierteljährliche Übungen plus einen Drill in der Hochsaison. Variieren Sie die Szenarien, sodass Ihr Team sowohl Rückwärts‑ als auch Vorwärtsverfolgung sieht.

Szenario‑Ideen, die in Indonesien gut funktionieren:

• Rückstandsalarm. Ein Labor meldet Pestizidrückstände in Baby‑Romaine. Rückverfolgung bis zum Erzeugercluster und Vorwärtsverfolgung zu allen Kunden.
• Etikettenfehler. Falsches Datum auf Tomatenpackungen aus L2‑Schicht. Finden Sie heraus, wohin diese Paletten gingen und wie viele noch im Bestand sind.
• Kühlkettenunterbrechung. Ein Datenlogger zeigt einen 2‑stündigen Temperaturabfall an einer Palette mit Japanischer Gurke (Kyuri). Identifizieren Sie die Paletten‑ID, den Kunden und Schwesterchargen.
• Kontamination in Mischpackung. Ein Fremdkörper in einem Salatmix. Kartieren Sie jedes Komponentenlos und verzweigen Sie die Vorwärtsverfolgung.

Eine praktische 4‑Stunden‑Taktung, die wir nutzen:

• 0–30 min: Umfang definieren, Kandidatenlos ziehen, Rollen vergeben, Logbuch öffnen.
• 30–90 min: Rückwärtsverfolgung zu Eingängen und Erzeugercodes. Belegverweise erfassen.
• 90–150 min: Massenbilanz und Ertragsprüfung. Varianzen dokumentieren.
• 150–210 min: Vorwärtsverfolgung zu Kunden und Paletten. Benachrichtigungstexte entwerfen.
• 210–240 min: Management‑Review, Verbesserungsnotizen, Freigabe.

Kostengünstiger Tool‑Stack, der Audits standhält

Hier der Stack, den wir einsetzen, wenn das Budget knapp ist:

• Google Sheets‑Logbuch mit Tabs: Growers, Receiving, WIP bins, Packing runs, Packaging lots, Dispatch, Corrections, Mock recalls. Schützen Sie Bereiche, sodass nur Leads Formeln bearbeiten können.
• QR‑Etiketten von einem Desktop‑Drucker. Erzeugen Sie QR über eine Short‑URL‑App. Drucken Sie sowohl den menschenlesbaren Code als auch den QR.
• Telefonkameras und WhatsApp zur Fotoerfassung. Monatlich sichern, im Log quellenverknüpfen.
• Ein einfacher Generator für eindeutige IDs: CONCAT Commodity + Datum + Linie + Sequenz. Keine manuelle Eingabe langer Zeichenfolgen.

Benötigen Sie eine Kopie unserer Google Sheets‑Traceability‑ und Massenbilanz‑Vorlage? Wenn Sie möchten, dass wir sie für Ihre Warensorten und Ihr Erzeugernetz anpassen, einfach Contact us on whatsapp. Wir teilen Beispiele, die Sie morgen verwenden können.

Eine praktische Rückverfolgbarkeits‑Logvorlage für von Kleinbauern gelieferte Gemüse

Wesentliche Felder, die wir für „Receiving“ und „Packing runs“ aufnehmen. Halten Sie jeden Eintrag auf eine Zeile pro Ereignis.

Receiving‑Log (eine Zeile pro Lkw/Los):

• Datum/Uhrzeit, Warencode, Erzeugercode, Dorf/Cluster, Menge in kg, Temperatur bei Ankunft, Feld‑Pestizidstatus, zugewiesene WIP‑Bin‑ID, Vorkühlstart/-ende, Inspektor‑Initialen, Fotolink.

Packing run (eine Zeile pro Komponentenlos pro Lauf):

• Datum, Linie, Schicht, Komponenten‑Loscode, Startmenge kg, Abfall kg, Netto zum Verpacken kg, Fertigloscode oder MIX‑Loscode, produzierte Packungen, Verpackungsmaterial‑Los, Schichtleiter‑Initialen, Fotolink.

Dispatch (eine Zeile pro Palette):

• Datum, Kunde, Paletten‑ID, Fertiglos, Packungen/Kartons, Versandtemperatur, Fahrzeug, Fahrer, Lieferschein, Fotolink.

„Mock‑Recall Verfahrensvorlage“ auf Bahasa Indonesia (Gliederung)

• Ziel: Sicherstellen, dass ein Produktrückruf innerhalb von 4 Stunden durchgeführt werden kann.
• Geltungsbereich: Alle frischen Produkte, die im Packhouse A verpackt werden.
• Definitionen: Rücknahme, Freiwillige Rücknahme, Rückruf, Los, Rückverfolgung rückwärts, Rückverfolgung vorwärts.
• Zuständigkeiten: QA Lead, Warehouse Lead, Production Lead, Sales Admin.
• Verfahren: Losauswahl, Rückwärtsverfolgung, Massenbilanz, Vorwärtsverfolgung, Kommunikation, Dokumentation.
• Aufzeichnung: Formular für Scheinrückrufe, Fotoanhänge, Kundenliste.
• Zeitrahmen: Ziel 240 Minuten mit Checkpoints alle 60 Minuten.

Häufige Fehler, die wir weiterhin sehen (und wie man sie vermeidet)

• Zu komplizierte Codes. Wenn ein neuer Mitarbeiter Ihren Loscode nicht in 10 Sekunden lesen kann, ist er zu komplex.
• Keine Verknüpfung zwischen Mischpackungen und Komponenten. Führen Sie für jedes MIX‑Los eine Komponenten‑Karte. Schon ein einzeiliger Hinweis im Log reicht.
• Fotos ohne Kontext. Tausend WhatsApp‑Bilder helfen nicht, wenn jedes Bild nicht mit einem Los verknüpft und mit Zeitstempel versehen ist.
• Massenbilanz wird ignoriert. Schätzen Sie nicht. Protokollieren Sie Abfall nach Warensorte und Schicht. 2–3 Minuten pro Lauf sparen Ihnen Zeit bei Audits.
• Zerstreute Aufzeichnungen. Ein Drive‑Ordner pro Tag. Ein Logbuch pro Tag. Auditoren wollen Schnelligkeit.

Wann gilt dieser Rat (und wann nicht)?

Dieses System ist für Frischgemüse‑Packhäuser gebaut, insbesondere für indonesische Exporteure, die viele Kleinbauern aggregieren. Es funktioniert für Linien, die Japanische Gurke (Kyuri), Tomaten, Baby‑Romaine (Baby‑Römersalat), Karotten (Frische Exportqualität), Zwiebel, Lila Aubergine und ähnliche Artikel handhaben. Wenn Sie stark verarbeitet, konserviert oder als verzehrfertig mit Kochschritten arbeiten, benötigen Sie zusätzliche Kontrollen und einen anderen HACCP‑Geltungsbereich.

Wenn Sie ein Einkäufer sind, der indonesische Lieferungen bewertet, können wir Ihnen zeigen, wie wir dies auf bestimmten Linien und Losen umsetzen. Oder sehen Sie sich die Artikel an, die wir derzeit exportbereit verpacken. View our products.

Abschließende Kernaussage: Halten Sie die Codes einfach, die Aufzeichnungen zentralisiert und die Übungen häufig. Tun Sie das, und der „4‑Stunden“-Teil wird nicht mehr beängstigend. Er wird einfach ein weiterer Dienstags‑Laufplan mit Belegen, die Sie auf Ihrem Telefon aufrufen können.