Gemüse aus Indonesien: Leitfaden zur Einreichung der FDA Prior Notice 2025

Ein feldgetesteter, Schritt-für-Schritt-PNSI-Leitfaden zur Einreichung der FDA Prior Notice für frisches Gemüse aus Indonesien per Luftfracht. Timing-Regeln, exakte Datenelemente, Umgang mit mehreren SKUs, Grower unknown, AWB und Verzögerungen sowie praktische Beispiele zum Kopieren.

Wenn Sie indonesisches Gemüse per Luftfracht in die USA versenden, ist die Prior Notice (PN) entweder ein schneller, langweiliger Schritt oder ein lieferungsstoppernder Kopfschmerz. Nach dem Einreichen von Hunderten von PNs haben wir festgestellt, dass es selten die FDA-„Fallen“ sind. Entscheidend sind Timing, Produktcodes und kleine Datenabweichungen. Hier ist ein fokussierter, Feld-für-Feld-Leitfaden, den Sie heute für Luftfracht im Jahr 2025 verwenden können.

Was ist neu für 2025 (und was nicht)

Die 4-Stunden-Regel für Luftfracht bleibt unverändert und PNSI bleibt das unkomplizierteste Werkzeug zur Eigenanmeldung. Zollbroker können über ACE einreichen, aber diese Anleitung geht davon aus, dass Sie PNSI verwenden. Die größte Veränderung, die wir sehen, ist eine engere Prüfung von Mengen/Verpackung und realistischen Ankunftszeiten. Wenn Ihre PN 12 Kartons angibt und Ihr AWB 11, erwarten Sie Rückfragen.

Wann muss ich die FDA Prior Notice für indonesisches Gemüse per Luftfracht einreichen?

Sie müssen mindestens 4 Stunden vor der Ankunft des Flugzeugs am ersten US-Flughafen einreichen. Sie können bis zu 15 Tage vor Ankunft einreichen. Unser Ziel ist, so bald wie möglich nach Bestätigung des Fluges einzureichen und die Ankunftszeit immer um 6–8 Stunden zu puffern, falls es zu frühen Landungen kommt. Wenn sich der Flug nach der Einreichung ändert, können Sie vor Ankunft eine Änderung vornehmen. Mehr dazu weiter unten.

Praktische Erkenntnis: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Reichen Sie ein, sobald die Buchung fest ist. Ändern Sie bei Bedarf.

Die Daten, die Sie vor dem Öffnen von PNSI benötigen

Hier die Mindestdaten, die wir auf einer Seite für jede Luftsendung frischer Produkte bereithalten:

• Angaben zum Einreicher und Übermittler. Üblicherweise dieselbe Person, die einreicht.
• Importeur oder endgültiger Empfänger in den USA.
• Name und Adresse des Versenders/Exporteurs in Indonesien.
• Hersteller/Erzeuger. Verwenden Sie „Grower unknown“, wenn Sie tatsächlich nicht wissen, welcher Hof-Los geladen wird.
• Produktionsland und Land, von dem aus verschickt wird. Oft beides Indonesien, aber nicht immer.
• Ankunftshafen. Beispiel: Los Angeles International Airport (LAX), Chicago O’Hare (ORD), JFK.
• Geschätztes Ankunftsdatum/-uhrzeit. Ortszeit am ersten US-Hafen.
• Carrier und Flugdaten. Der Name der Fluggesellschaft reicht, aber die Flugnummer ist hilfreich.
• Air Waybill (AWB)-Nummer. Hilfreich, nicht zwingend erforderlich für die Einreichung. Wir fügen sie hinzu, wenn verfügbar.
• FDA-Produktcode für jedes unterschiedliche Gemüse.
• Gängiger/Marktname. Z. B. Japanische Gurke, Baby-Romaine, Tomaten.
• Verpackung und Menge. Kartons, Nettogewicht in kg oder lb und Anzahl der Packstücke.
• Los/Charge. Falls nicht anwendbar, leer lassen.

Tipp, den wir auf die harte Tour gelernt haben: Legen Sie Ihr Einheitensystem fest und bleiben Sie dabei. Wenn das AWB in kg angegeben ist, geben Sie in der PN nicht Pfund ein; nicht übereinstimmende Einheiten führen häufiger zu Halteanordnungen, als man denkt.

Feld-für-Feld-PNSI-Anleitung für Luftfracht

Das ist der Ablauf, den wir im Prior Notice System Interface (PNSI) für indonesische Frischwaren verwenden.

1. Starten Sie eine neue Prior Notice. Identifizieren Sie sich als Einreicher/Übermittler. Speichern Sie den Entwurf frühzeitig.

2. Sendungsinformationen.

• Wählen Sie „Air“ als Transportmodus.
• Carrier: Tragen Sie den Namen der Fluggesellschaft ein. Die Flugnummer ist hilfreich, aber nicht zwingend.
• Ankunftshafen: Wählen Sie den ersten US-Flughafen, an dem das Flugzeug landet.
• Ankunftsdatum/-uhrzeit: Verwenden Sie die Ortszeit am US-Flughafen. Fügen Sie einen Puffer hinzu; PNSI achtet auf die 4-Stunden-Regel.
• AWB-Nummer: Eintragen, falls bekannt. Falls nicht, leer lassen und später ändern.

3. Beteiligte Parteien.

• Versender/Exporteur: Ihre indonesischen Unternehmensdaten.
• Importeur oder endgültiger Empfänger: der US-Käufer oder Empfänger. Wenn Ihr Broker ACE bearbeitet, verwenden Sie hier die Daten des Käufers.
• Hersteller/Erzeuger: Wenn Sie von mehreren Partnerhöfen konsolidieren, wählen Sie „Grower unknown“. Höfe müssen nicht bei der FDA registriert sein, um hier aufzuführen zu werden, und Sie werden nicht blockiert, wenn Sie für Frischwaren die Option „unknown“ verwenden.

4. Artikel der Lebensmittel. Legen Sie für jedes unterscheidbare Gemüse eine Zeile an.

• Produktcode: Verwenden Sie den FDA Product Code Builder. Für frische, rohe Agrarprodukte navigieren Sie in der Regel: Industry = Vegetables, Class = Raw Agricultural Commodity, dann wählen Sie die spezifische Ware wie Gurke, Salat, Tomate, Chili, Karotte. Für Beispielsendungen haben wir Codes für Japanese Cucumber (Kyuri), Baby Romaine, Tomatoes, Red Cayenne Pepper und Carrots verwendet. Prüfen Sie die Codes immer im Code Builder.
• Gängiger/Produktname: Halten Sie es praktisch. „Japanese cucumber (Kyuri)“ oder „Baby romaine lettuce hearts“.
• Verwendungszweck: menschlicher Verzehr.
• Produktionsland: Indonesien, falls in Indonesien angebaut.
• Menge und Verpackung: z. B. 24 Kartons x 10 kg, gesamt 240 kg, gekühlt. PNSI verlangt sowohl Stückzahl als auch Einheit.
• Los/Charge: optional für unverarbeitetes Frischgemüse. Wenn Sie ein Packdatum oder ein Hof-Los haben, fügen Sie es zur Rückverfolgbarkeit hinzu.

5. Überprüfen und einreichen. PNSI generiert eine PN-Bestätigungsnummer für jede Position. Drucken oder speichern Sie das PDF und senden Sie es an Ihren Broker, die Fluggesellschaft und den Empfänger.

Benötige ich eine Airway Bill (AWB)-Nummer, um Prior Notice einzureichen, oder kann ich mit einer Buchung einreichen?

Sie können ohne AWB einreichen, wenn Flug- und Ankunftsdaten feststehen. Wir reichen oft nur mit den Flugdaten ein, um das Zeitfenster zu sichern, und ändern nach, sobald die AWB ausgestellt ist. Wenn sich inhaltlich Wesentliches ändert, nehmen Sie vor Ankunft eine Änderung vor.

Kann ich Prior Notice einreichen, wenn der indonesische Erzeuger unbekannt oder nicht bei der FDA registriert ist?

Ja. Für frisches Gemüse können Sie „Grower unknown“ auswählen. Höfe müssen nicht als Lebensmittelbetrieb bei der FDA registriert sein. Wenn Ihr Entry-Broker Hofdaten für andere Compliance-Programme benötigt, wird er das separat koordinieren. Für die PN ist „unknown“ akzeptiert und bei konsolidierten Erntetagen üblich.

Wie gebe ich mehrere Gemüsesorten unter einer Luftfracht-Prior Notice in PNSI ein?

Fügen Sie in PNSI mehrere „Articles of food“ unter derselben PN-Einreichung hinzu. Jeder SKU erhält seinen eigenen Produktcode und seine Menge. Beispielsweise kann eine einzelne AWB drei PN-Positionen haben: Japanese cucumbers, baby romaine und tomatoes. Das System stellt für jeden Artikel eine PN-Bestätigungsnummer aus.

Beispiel-Eintrag: Jakarta (CGK) nach LAX Luftfracht

• Modus: Air
• Carrier: Garuda Indonesia oder eine andere Fluggesellschaft, die Ihre Strecke bedient
• Ankunftshafen: Los Angeles International Airport (LAX)
• Ankunft: 2025-05-16 14:30 Ortszeit
• AWB: 126-12345678
• Produktionsland: Indonesia
• Land, von dem verschickt wurde: Indonesia
• Artikel 1: Japanese cucumber (Kyuri). 24 Kartons x 10 kg. Gesamt 240 kg.
• Artikel 2: Baby romaine lettuce hearts. 20 Kartons x 8 kg. Gesamt 160 kg.
• Artikel 3: Tomatoes, vine-ripened. 15 Kartons x 12 kg. Gesamt 180 kg.

Wir übernehmen gängige Namen direkt aus unseren Produktspezifikationen, damit Etiketten und PN übereinstimmen: Japanese Cucumber (Kyuri), Baby Romaine und Tomatoes. Übereinstimmende Beschreibungen verringern Halteanordnungen.

Wie wähle ich den richtigen FDA-Produktcode für asiatische Blattgemüse wie Bok Choy oder Choy Sum?

So sparen wir Zeit:

• Verwenden Sie die Suche im FDA Product Code Builder mit „bok choy“, „pak choi“ oder „Chinese cabbage“. Diese fallen unter Brassica-Kategorien bei Blattgemüsen. Wählen Sie nicht „lettuce“ für Brassica-Arten und nicht die Kategorie „processed“ für ganze frische Köpfe.
• Für Romaine und andere Salate wählen Sie den Salat-Pfad, nicht Kohl. Für Chilis wie Cayenne verwenden Sie die Kategorie „pepper“, nicht „spices“.
• Wenn Sie unsicher sind, suchen Sie den wissenschaftlichen Namen. Genauigkeit hier verhindert unnötige Prüfungen.

Praktischer Tipp: Führen Sie ein privates Spickzettel mit den exakten Codes, die Sie für wiederkehrende SKUs bereits validiert haben. Wir pflegen eine einfache, versionierte Tabelle.

Was tun, wenn der Flug nach Einreichung der Prior Notice verspätet ist oder sich ändert?

Ändern Sie die PN in PNSI vor Ankunft, um Ankunftszeit, Carrier, Hafen oder AWB zu aktualisieren. Wenn eine Verzögerung die Ankunft außerhalb Ihres 15-Tage-Fensters verschiebt, reichen Sie eine neue PN ein und stornieren die alte. Wenn das Flugzeug früher als geplant landet und Sie zu knapp eingereicht haben, kann die 4-Stunden-Regel verletzt werden. In diesem Fall reichen Sie mit einer konformen Ankunftszeit neu ein und benachrichtigen sofort Ihren Broker.

Unsere Faustregel: Wenn sich nach der Einreichung etwas Wesentliches ändert, ändern Sie die PN so schnell wie möglich. Warten Sie nicht darauf, dass die Statusseite der Fluggesellschaft nachzieht.

Häufige Fehler, die Halteanordnungen auslösen (und einfache Korrekturen)

• Eine einzige PN-Zeile für eine gemischte Sendung verwenden. Stattdessen: eine PN-Zeile pro Gemüse-SKU.
• Falsche Zeitzone. Geben Sie die Ankunftszeit in der Ortszeit des US-Hafens ein, nicht in Jakarta-Zeit.
• Mengen-/Verpackungsabweichung. Stimmen Sie PN mit Handelsrechnung und AWB ab. Kartons, Nettogewicht und Einheit müssen übereinstimmen.
• Länder-Verwirrung. „Country of production“ ist der Ort, an dem angebaut wurde. „Country from which shipped“ ist der Ort, von dem der Flug abgeflogen ist. Sie können unterschiedlich sein.
• Produktcode-Fehler. Auswahl einer verarbeiteten oder konservierten Kategorie für frische Produkte. Verwenden Sie für ganze frische Gemüse stets Raw Agricultural Commodity.
• Kein Puffer. Eine Einreichung genau 4 Stunden vor Ankunft lässt keinen Spielraum für frühe Landungen.

Schnelle Checkliste, die Sie wiederverwenden können

• Flug bestätigt, Ankunftshafen bekannt, Zeit um 6–8 Stunden gepuffert.
• Importeur/Empfänger gesetzt und erreichbar.
• Versender und, falls bekannt, Erzeugerangaben bereit. Falls nicht, „Grower unknown“.
• Produktcodes aus früheren Sendungen oder dem Code Builder validiert.
• Verpackung und Mengen stimmen mit AWB und Rechnung überein.
• AWB hinzugefügt, falls verfügbar. Wenn nicht, Änderung einplanen.
• PN-Bestätigungsnummern gespeichert und an Broker/Fluggesellschaft weitergegeben.

Wo wir helfen können (wenn Sie eine zweite Meinung möchten)

Wir versenden wöchentlich frische indonesische Produkte per Luftfracht und erstellen PN-fertige Spezifikationen für wiederkehrende Positionen wie Japanese Cucumber (Kyuri), Baby Romaine und Tomatoes. Wenn Sie möchten, dass wir einen PNSI-Entwurf prüfen oder Produktcodes für eine gemischte Ladung zuordnen, oder Unterstützung bei Ihrer spezifischen Situation benötigen — Contact us on whatsapp.

Die Realität ist, dass Prior Notice für frisches indonesisches Gemüse unkompliziert ist, wenn Ihre Daten sauber, Ihre Codes korrekt und Sie rechtzeitig sind. Erledigen Sie diese drei Dinge und die meisten PN-Probleme verschwinden, bevor sie entstehen.