Phytosanitätszertifikat für indonesisches Gemüse: Leitfaden 2025

Ein praxisnaher, schrittweiser Leitfaden zur Sicherung eines IQFAST-Phytosanitätszertifikats für frisches Gemüse aus Indonesien. Wir behandeln Registrierung, erforderliche Dokumente, Terminbuchung für Inspektionen, e-Phyto, Fristen, Gebühren und Vermeidung von Ablehnungen—basierend auf realen Exporteerfahrungen.

Wenn Sie 2025 frisches Gemüse aus Indonesien exportieren, ist das IQFAST-Phytosanitätszertifikat das Tor, das Sie passieren müssen. Wir haben Erst- und Wiederholungsexporteure dabei unterstützt, Genehmigungen schnell zu erhalten, und wir haben auch Sendungen gesehen, die wegen kleiner Fehler am Boden festgehalten wurden. Dieser Leitfaden konzentriert sich speziell auf Gemüse und führt Sie Bildschirm für Bildschirm durch den IQFAST-Ablauf.

Kurzkontext: IQFAST und wer zuständig ist

IQFAST ist die Online-Plattform der indonesischen Agricultural Quarantine Agency für Pflanzengesundheitsdienste. Bei Gemüse laufen Ihre Antragstellung, Terminbuchung für die Inspektion und die Ausstellung des Zertifikats alle über IQFAST. Physische Inspektionen werden von Quarantänebeamten an zugelassenen Standorten wie Soekarno-Hatta Cargo, Tanjung Priok, Juanda Cargo und Tanjung Perak durchgeführt. Das von Ihnen erhaltene Zertifikat ist das offizielle Phytosanitätszertifikat für den Export.

Schritt 1: IQFAST-Exporter-Registrierung (Was vorzubereiten ist und was tatsächlich passiert)

Ich habe festgestellt, dass je reibungsloser Ihre Profilanlage ist, desto schneller laufen danach alle Anträge. Bereiten Sie Folgendes vor:

NIB (Nomor Induk Berusaha) aus OSS, einschließlich der relevanten KBLI für den Handel/Export von Obst/Gemüse.
NPWP (Steuernummer) und Firmensatzung / Vollmacht für den zuständigen Ansprechpartner (PIC).
Firmenadresse, Lager-/Verpackungsstandort und Kontaktdaten.
Optional, aber nützlich: Fotos Ihrer Packstraße und des Kühlraums.

Wie Sie sich 2025 registrieren:

Erstellen Sie ein Konto auf IQFAST. Wählen Sie „Eksportir“ und geben Sie den gesetzlichen Firmennamen genau so ein, wie er in OSS steht. Geben Sie Ihre NIB-, NPWP- und PIC-Daten ein.
Verknüpfen Sie Ihre NIB. Das System validiert Ihre Daten gegen OSS. Wenn keine automatische Synchronisation erfolgt, prüft ein Quarantänebeamter manuell. In der Regel geschieht dies innerhalb von 1–2 Werktagen.
Fügen Sie Standorte hinzu. Ergänzen Sie unter Ihrem Profil Ihr Packhaus/Lager und den erwarteten Ausgangshafen (z. B. Soekarno-Hatta, Tanjung Priok).

Pro-Tipp: Deckt Ihre NIB-KBLI den Handel/Export von Gartenbau nicht ab, kann Ihr Konto durch die Beamten auf „pending“ gesetzt werden. Aktualisieren Sie OSS zuerst und synchronisieren Sie dann erneut.

Schritt 2: Neuer Phytosanitätsantrag (Bildschirm-für-Bildschirm)

Innerhalb von IQFAST gehen Sie zu Phytosanitary Service > New Application. So sieht der Ablauf aus, den wir tatsächlich verwenden:

Sendungsdetails. Wählen Sie Export. Wählen Sie Ihr Quarantine Office und den Point of Exit. Beispiel: Balai Karantina Pertanian Bandara Soekarno-Hatta.
Empfänger und Zielort. Tragen Sie den Namen des ausländischen Käufers, die vollständige Adresse, das Zielland und den erwarteten Eingangshafen ein.
Warenbildschirm. Fügen Sie jede Gemüsesorte als eigene Position hinzu.
- HS-Code und Warenbezeichnung. Verwenden Sie denselben HS-Code und dieselbe Beschreibung, die Sie auch in PEB und kommerziellen Dokumenten verwenden werden. Zum Beispiel haben Tomaten und Gurken unterschiedliche HS-Codes. Raten Sie nicht. Stimmen Sie sich mit Ihrem Zollagenten ab, um Ablehnungen zu vermeiden.
- Sorte und wissenschaftlicher Name. Wenn Sie Japanese Cucumber (Kyuri) exportieren, geben Sie „Japanische Gurke“ und Cucumis sativus an. Konsistenz ist entscheidend.
- Menge und Verpackung. Geben Sie sowohl die Anzahl der Packstücke als auch das Nettogewicht an. Die Einheiten müssen mit Ihrer Rechnung/Packliste übereinstimmen.
- Produktionsgebiet. Geben Sie die Farmregion und den Packhausstandort an. Auf Verlangen des Beamten können Farmdetails angefordert werden.
- Behandlungen. Dokumentieren Sie jegliches Waschen, Bürsten, Vorkühlen oder Cold-Chain-Details. Wenn Sie Holzpaletten fumigiert haben, vermerken Sie dies hier.
Zusätzliche Deklarationen. Einige Länder verlangen spezielle Formulierungen für Blattgemüse wie Baby Romaine oder Loloroso (Red Lettuce). Wenn Ihr Käufer Ihnen eine vorgeschriebene Formulierung sendet, fügen Sie diese hier ein. Andernfalls lassen Sie das Feld leer, statt zu raten.
Anhänge. Laden Sie gut lesbare Scans hoch:
- Handelsrechnung und Packliste.
- Kaufvertrag oder Bestellung (PO).
- Luftfrachtbrief (AWB) oder Buchungsbestätigung, falls verfügbar.
- Fotos des Produkts und der Verpackungskennzeichnungen sind hilfreich, wenn Beamte die Einheitlichkeit prüfen.
Einreichen, Abrechnung generieren und bezahlen. IQFAST stellt einen Abrechnungscode für nichtsteuerliche Staatseinnahmen (PNBP) aus. Bezahlen Sie über die angegebenen Banken/e-Channels mittels des virtuellen Kontos. Ihr Antrag wird nicht zur Terminplanung weitergeleitet, bis die Zahlung im System erkannt wird.

Schritt 3: Buchung der phytosanitären Inspektion

Nachdem die Zahlung erfasst wurde, wählen Sie einen Inspektionstermin. Das Problem: Termine an großen Umschlagplätzen sind schnell ausgebucht, insbesondere vor Wochenendflügen.

Empfohlene Vorlaufzeit. Buchen Sie 48–72 Stunden vor Ihrem ETD. Bei Mitternachtsflügen zielen Sie auf eine Inspektion am Nachmittag des Vortages. Funktioniert eine Same-Day-Inspektion? Manchmal, aber riskant.
Beispiele für Inspektionsorte. Jakarta: Soekarno-Hatta Cargo Complex und Tanjung Priok für Seefracht. Surabaya: Juanda Cargo und Tanjung Perak (Pelabuhan). Beamte können auch in Ihrem Packhaus inspizieren, wenn dies im Voraus vereinbart wurde.
Ladebereitschaft. Halten Sie Ihre Paletten vorbereitet, gekennzeichnet und zugänglich. Bewahren Sie Temperaturkontrolle für empfindliche Artikel wie Baby Romaine auf.

Wenn alles sauber ist und die Dokumente übereinstimmen, aktualisieren die Beamten IQFAST und Ihr Zertifikat geht zur Ausstellung. Werden Schädlinge gefunden, erhalten Sie Anweisungen zum Aussortieren, Umpacken oder Behandeln.

Bearbeitungszeit und Abholung des Zertifikats in 2025

Bei Gemüse ohne Labortests sehen wir in der Regel die Ausstellung des Zertifikats am selben Tag oder am nächsten Werktag nach der Inspektion. Wenn Ihr Bestimmungsland e-Phyto unterstützt, kann Indonesien elektronisch über das IPPC-Hub an teilnehmende Länder übertragen. Viele Käufer verlangen dennoch ein Original auf Papier, planen Sie daher die Abholung am Quarantäneschalter an Ihrem Ausgangsort ein, falls erforderlich. Klären Sie vor dem Versand mit Ihrem Käufer und Spediteur, welches Format akzeptiert wird.

Welche Dokumente muss ich für frisches Gemüse hochladen?

Dies ist der Mindestsatz, der sich für uns zuverlässig bewährt hat:

Handelsrechnung und Packliste mit übereinstimmenden Beschreibungen und Einheiten.
Angaben des Käufers und Zielhafens.
Buchungsnachweis (AWB oder BL), falls verfügbar.
Für Blattgemüse oder empfindliche Waren: Cold-Chain-Plan oder Temperaturprotokolle, falls angefordert.
Für wiederkehrende Sendungen: Wiederverwenden Sie frühere Vorlagen in IQFAST, um Benennungen und HS-Codes konsistent zu halten.

Wo es zutrifft: Frische Waren wie Tomatoes, Purple Eggplant und Red Cayenne Pepper. Für verarbeitete Tiefkühlprodukte wie Premium Frozen Edamame oder Frozen Mixed Vegetables prüfen Sie, ob Ihr Käufer ein Phytosanitätszertifikat verlangt oder ob andere Dokumente ausreichend sind.

Gebühren und Zahlung kurz gefasst

Phytosanitäre Gebühren sind regulierte PNBP-Gebühren. 2025 hängt der genaue Betrag vom Dienstleistungstyp ab und kann im System aktualisiert werden. IQFAST generiert den fälligen Betrag und ein virtuelles Konto. Bezahlen Sie über die angegebenen Banken/e-Channels und bewahren Sie den Beleg auf. Erkennt das System Ihre Zahlung nicht innerhalb einer Stunde, laden Sie den Zahlungsnachweis hoch und kontaktieren Sie das der Antragstellung zugeordnete Quarantäneamt.

Häufige IQFAST-Ablehnungen, die wir sehen (und wie man sie vermeidet)

Nach unserer Erfahrung stammen 3 von 5 Verzögerungen aus vermeidbaren Eingabefehlern:

HS-Code und Produktbezeichnung stimmen nicht mit Rechnung/PEB überein. Lösung: Legen Sie einen unternehmensweiten Warenkatalog an und kopieren/einfügen.
Fehlende oder falsche Einheiten. IQFAST verlangt Anzahl der Packstücke und Kilogramm. Stimmen Sie beides mit Ihrer Packliste ab.
Unklare Verpackungsbeschreibung. Schreiben Sie „12 x 1 kg Clamshells pro Karton“ statt „Karton“.
Fehlende zusätzliche Deklaration, wenn der Käufer eine benötigt. Fragen Sie den Käufer frühzeitig und fügen Sie den genauen Text ein.
Unvollständige Zielangaben. Stadt, Eingangshafen, Kontaktdaten des Empfängers. Füllen Sie alle Felder aus.
Zahlung ist im System nicht verbucht. Warten Sie auf die Bestätigung, bevor Sie die Inspektion buchen.

Ein weiterer Punkt, der weh tut: Sichtbarer Erdschmutz oder lebende Insekten bei der Inspektion. Bei Wurzelgemüse wie Beetroot und Carrots vorher gründlich waschen und trocknen, dann Kisten auslegen, um Erdspuren zu vermeiden.

FAQ: Klare Antworten auf die Fragen, die uns wöchentlich gestellt werden

Wie registriere ich mein Unternehmen in IQFAST, um ein Phytosanitätszertifikat zu beantragen?

Erstellen Sie ein Exporteur-Konto, geben Sie NIB/NPWP/PIC ein, verknüpfen Sie Ihre NIB mit IQFAST und warten Sie auf die Prüfung durch einen Beamten. Fügen Sie Ihre Pack- und Ausgangsstandorte hinzu, bevor Sie den ersten Antrag einreichen.

Welche Dokumente muss ich für den Export von frischem Gemüse aus Indonesien hochladen?

Rechnung, Packliste, Angaben des Käufers, Buchung/AWB falls vorhanden und alle erforderlichen zusätzlichen Deklarationen. Fotos von Etiketten und Produkt helfen den Beamten bei der schnellen Überprüfung.

Wie weit im Voraus sollte ich die phytosanitäre Inspektion vor dem Versand buchen?

Wir empfehlen 48–72 Stunden vor ETD. Same-Day ist an einigen Stellen möglich, aber für frisches Gemüse riskant.

Stellt Indonesien ein e-Phyto für Gemüse aus, oder benötige ich noch ein Papierzertifikat?

Indonesien kann e-Phyto an Partnerländer über das IPPC-Hub senden. Viele Bestimmungsorte oder Käufer verlangen jedoch weiterhin ein Original auf Papier. Bestätigen Sie das akzeptierte Format bei Käufer und Spediteur.

Wie viel kostet das Phytosanitätszertifikat 2025 und wie zahle ich?

IQFAST zeigt den aktuellen PNBP-Tarif für Ihre Dienstleistung an. Bezahlen Sie über das vom System generierte virtuelle Konto über unterstützte Banken/e-Channels.

Warum wurde mein IQFAST-Antrag abgelehnt und wie kann ich ihn schnell beheben?

Prüfen Sie die Übereinstimmung von HS-Code und Produktbezeichnung, Einheiten, Verpackungsangaben und zusätzlichen Deklarationen. Korrigieren Sie die Felder, laden Sie klare Dokumente erneut hoch und reichen Sie den Antrag neu ein. Wenn unklar, rufen Sie das in IQFAST vermerkte Quarantäneamt an.

Wo finden Gemüseinspektionen in Jakarta oder Surabaya statt und wie buche ich sie?

Jakarta: Soekarno-Hatta Cargo Area und Tanjung Priok. Surabaya: Juanda Cargo und Tanjung Perak. Planen Sie die Inspektion in IQFAST, nachdem Ihre Zahlung verbucht wurde, und wählen Sie einen Termin an Ihrem bevorzugten Standort.

Kleine, aber wirkungsvolle Optimierungen, die Genehmigungen beschleunigen

Erstellen Sie Vorlagen pro Produkt. Standardisieren Sie z. B. Einträge für Japanese Cucumber (Kyuri) und Tomatoes mit festen HS-Codes, wissenschaftlichen Namen und Verpackungszeilen. Konsistenz reduziert Rückfragen der Beamten.
Stimmen Sie Ihre Dokumente ab. Verwenden Sie dieselbe Warenbezeichnung in Rechnung, Packliste und IQFAST. Beamte bevorzugen exakte Übereinstimmungen.
Stellen Sie für die Inspektion bereit. Drehen Sie Etiketten nach außen, halten Sie Kartons sauber und haben Sie ein Cuttermesser sowie einen Probentisch bereit. Je schneller die Beamten inspizieren können, desto schneller erhalten Sie die Freigabe.

Wenn Sie eine zweite Meinung zu Ihrem ersten Antrag wünschen oder Hilfe bei der Auswahl der richtigen Produkte für Ihren Markt benötigen, können Sie uns auf WhatsApp kontaktieren. Und wenn Sie noch SKUs auswählen, die sich gut transportieren lassen, sehen Sie sich unser exportbereites Sortiment an: Unsere Produkte anzeigen.

Fazit

IQFAST ist nicht kompliziert, sobald Sie die Abläufe kennen. Legen Sie Ihr Exporteurprofil sauber an. Spiegeln Sie Ihre HS-Codes und Beschreibungen in allen Dokumenten. Buchen Sie Inspektionen frühzeitig, insbesondere für verderbliche Waren wie Blattgemüse. Und bei Unsicherheit zu Deklarationen oder e-Phyto: Fragen Sie Ihren Käufer und das Quarantäneamt, bevor Sie versenden. So vermeiden Sie hektische Aktionen in letzter Minute und sorgen dafür, dass Ihre Gemüse pünktlich auf den Markt gelangen.