Panduan PNSI yang teruji di lapangan, langkah demi langkah, untuk mengajukan Prior Notice FDA pada sayuran segar Indonesia yang dikirim lewat udara. Aturan waktu, elemen data yang tepat, penanganan multi-SKU, grower unknown, AWB dan keterlambatan, plus contoh praktis yang bisa Anda tiru.
Jika Anda mengirimkan sayuran Indonesia melalui udara ke AS, Prior Notice (PN) bisa menjadi langkah cepat dan membosankan atau menghambat pengiriman. Setelah mengajukan ratusan PN, kami menemukan bahwa jarang sekali masalahnya adalah “kejutan” dari FDA. Yang sering menjadi penyebab adalah waktu, kode produk, dan ketidaksesuaian data kecil. Berikut panduan terfokus, bidang demi bidang yang bisa Anda gunakan hari ini untuk kargo udara pada 2025.
Apa yang baru untuk 2025 (dan apa yang tidak berubah)
Tidak ada perubahan pada aturan 4 jam untuk kargo udara dan PNSI tetap merupakan alat DIY yang paling langsung. Broker dapat mengajukan melalui ACE, tetapi panduan ini mengasumsikan Anda akan menggunakan PNSI. Perubahan terbesar yang kami lihat adalah pengawasan yang lebih ketat pada kuantitas/kemasan dan waktu kedatangan yang realistis. Jika PN Anda menyatakan 12 karton dan AWB Anda menyatakan 11, harapkan pertanyaan.
Kapan saya harus mengajukan Prior Notice FDA untuk sayuran Indonesia yang dikirim lewat udara?
Anda harus mengajukan setidaknya 4 jam sebelum pesawat tiba di bandara AS pertama. Anda dapat mengajukan hingga 15 hari sebelum kedatangan. Kami berupaya mengajukan segera setelah penerbangan dikonfirmasi dan selalu menyisihkan waktu kedatangan sebesar 6–8 jam sebagai buffer jika pesawat mendarat lebih cepat. Jika penerbangan berubah setelah pengajuan, Anda dapat mengubahnya sebelum kedatangan. Selengkapnya di bawah.
Kesimpulan praktis: Jangan menunda. Ajukan begitu pemesanan sudah pasti. Ubah jika diperlukan.
Data yang Anda butuhkan sebelum membuka PNSI
Berikut elemen data minimum yang kami simpan pada satu halaman untuk setiap pengiriman udara produk segar:
- Detail submitter dan transmitter. Biasanya orang yang sama yang mengajukan.
- Importir atau penerima akhir di AS.
- Nama dan alamat pengirim/eksportir di Indonesia.
- Produsen/petani. Gunakan “Grower unknown” jika Anda benar-benar tidak tahu kebun mana yang akan dimuat.
- Negara produksi dan negara asal pengiriman. Seringkali keduanya Indonesia, tetapi tidak selalu.
- Pelabuhan kedatangan. Contoh: Los Angeles International Airport (LAX), Chicago O’Hare (ORD), JFK.
- Tanggal/waktu perkiraan kedatangan. Waktu lokal di pelabuhan AS pertama.
- Carrier dan detail penerbangan. Nama maskapai biasanya cukup, tetapi nomor penerbangan membantu.
- Nomor air waybill (AWB). Berguna, tidak selalu wajib untuk pengajuan. Kami mencantumkannya bila tersedia.
- Kode produk FDA untuk setiap sayuran yang berbeda.
- Nama umum/pasar. Mis. mentimun Jepang, baby romaine, tomat.
- Kemasan dan jumlah. Karton, berat bersih dalam kg atau lb, dan jumlah paket.
- Lot/batch. Jika tidak berlaku, biarkan kosong.
Tips yang kami pelajari dengan cara sulit: Tentukan sistem satuan Anda dan patuhi itu. Jika AWB menggunakan kg, jangan masukkan pound di PN; ketidaksesuaian satuan memicu penahanan lebih sering dari yang Anda kira.
Panduan PNSI bidang demi bidang untuk kargo udara
Ini alur yang kami gunakan di Prior Notice System Interface (PNSI) untuk produk segar Indonesia.
-
Mulai Prior Notice baru. Identifikasi diri Anda sebagai submitter/transmitter. Simpan draf lebih awal.
-
Informasi pengiriman.
- Pilih “Air” sebagai moda.
- Carrier: masukkan nama maskapai. Nomor penerbangan membantu tetapi tidak wajib.
- Pelabuhan kedatangan: pilih bandara AS pertama tempat pesawat mendarat.
- Tanggal/waktu kedatangan: gunakan waktu lokal di bandara AS. Tambahkan buffer; PNSI memperhatikan aturan 4 jam.
- Nomor AWB: masukkan jika diketahui. Jika tidak, biarkan kosong dan ubah nanti.
- Pihak-pihak.
- Shipper/Exporter: detail entitas Anda di Indonesia.
- Importir atau Ultimate Consignee: pembeli atau penerima di AS. Jika broker Anda mengurus ACE, gunakan detail pembeli di sini.
- Manufacturer/Grower: jika Anda mengkonsolidasikan dari beberapa kebun mitra, centang “Grower unknown.” Kebun tidak perlu terdaftar di FDA untuk muncul di sini, dan Anda tidak akan diblokir karena menggunakan opsi unknown untuk produk segar.
- Artikel makanan. Buat satu baris per sayuran yang berbeda.
- Kode produk: gunakan FDA Product Code Builder. Untuk komoditas pertanian segar dan mentah, Anda biasanya akan menavigasi: Industry = Vegetables, Class = Raw Agricultural Commodity, lalu pilih komoditas spesifik seperti mentimun, selada, tomat, cabai, wortel. Untuk pengiriman contoh, kami telah menggunakan kode untuk Mentimun Jepang (Kyuri), Baby Romaine, Tomat, Cabai Red Cayenne, dan Wortel. Selalu verifikasi di pembuat kode.
- Nama umum/Nama produk: buat praktis. “Mentimun Jepang (Kyuri)” atau “Baby romaine lettuce hearts.”
- Penggunaan yang dimaksud: konsumsi manusia.
- Negara produksi: Indonesia jika ditanam di Indonesia.
- Kuantitas dan kemasan: mis., 24 karton x 10 kg, total 240 kg, dikemas dingin. PNSI akan meminta jumlah dan satuan.
- Lot/batch: opsional untuk produk segar utuh. Jika Anda memiliki tanggal pengepakan atau lot kebun, tambahkan untuk traceability.
- Tinjau dan kirim. PNSI akan menghasilkan Nomor Konfirmasi PN untuk setiap baris. Cetak atau simpan PDF dan kirimkan ke broker, maskapai, dan penerima Anda.
Apakah saya perlu nomor airway bill (AWB) untuk mengajukan Prior Notice, atau bisakah saya mengajukan dengan booking?
Anda dapat mengajukan tanpa AWB jika detail penerbangan dan kedatangan sudah pasti. Kami sering mengajukan dengan hanya detail penerbangan untuk mengamankan jendela waktu, lalu mengubah untuk menambahkan AWB ketika diterbitkan. Jika ada perubahan substantif, ubah sebelum kedatangan.
Bisakah saya mengajukan Prior Notice jika petani Indonesia tidak diketahui atau tidak terdaftar di FDA?
Ya. Untuk sayuran segar, Anda dapat memilih “Grower unknown.” Kebun tidak perlu pendaftaran fasilitas makanan FDA. Jika broker impor Anda membutuhkan detail kebun untuk program kepatuhan lain, mereka akan mengoordinasikan secara terpisah. Untuk PN, “unknown” diterima dan umum digunakan untuk hari panen yang dikonsolidasikan.
Bagaimana cara memasukkan beberapa sayuran dalam satu Prior Notice pengiriman udara di PNSI?
Di PNSI, tambahkan beberapa “articles of food” di bawah satu pengajuan PN yang sama. Setiap SKU mendapat kode produk dan kuantitasnya sendiri. Misalnya, satu AWB dapat memiliki tiga baris PN: mentimun Jepang, baby romaine, dan tomat. Sistem akan mengeluarkan Nomor Konfirmasi PN untuk setiap item.
Contoh entri: Jakarta (CGK) ke LAX pengiriman udara
- Moda: Air
- Carrier: Garuda Indonesia atau maskapai lain yang mengoperasikan rute Anda
- Pelabuhan kedatangan: Los Angeles International Airport (LAX)
- Kedatangan: 2025-05-16 14:30 lokal
- AWB: 126-12345678
- Negara produksi: Indonesia
- Negara asal pengiriman: Indonesia
- Artikel 1: Mentimun Jepang (Kyuri). 24 karton x 10 kg. Total 240 kg.
- Artikel 2: Baby romaine lettuce hearts. 20 karton x 8 kg. Total 160 kg.
- Artikel 3: Tomat, vine-ripened. 15 karton x 12 kg. Total 180 kg.
Kami menarik nama umum langsung dari spesifikasi produk kami sehingga label dan PN cocok: Mentimun Jepang (Kyuri), Baby Romaine, dan Tomat. Deskripsi yang cocok mengurangi penahanan.
Bagaimana saya memilih kode produk FDA yang benar untuk sayuran berdaun Asia seperti bok choy atau choy sum?
Berikut pendekatan yang menghemat waktu kami:
- Gunakan pencarian FDA’s Product Code Builder dengan kata kunci “bok choy,” “pak choi,” atau “Chinese cabbage.” Ini biasanya masuk ke kategori Brassica di bawah sayuran berdaun. Jangan pilih “lettuce” untuk brassica dan jangan pilih kelas “processed” untuk kepala utuh segar.
- Untuk romaine dan selada lainnya, pilih jalur selada, bukan kubis. Untuk cabai seperti cayenne, gunakan kategori pepper, bukan “spices.”
- Jika Anda ragu, cari nama ilmiahnya. Ketepatan di sini mencegah peninjauan yang dapat dihindari.
Tips praktis: simpan catatan pribadi tentang kode tepat yang telah Anda validasi untuk SKU berulang. Kami mempertahankan spreadsheet sederhana yang diberi versi.
Apa yang harus saya lakukan jika penerbangan tertunda atau berubah setelah mengajukan Prior Notice?
Ubah PN di PNSI sebelum kedatangan untuk memperbarui waktu kedatangan, carrier, pelabuhan, atau AWB. Jika keterlambatan mendorong kedatangan di luar jendela 15 hari Anda, ajukan PN baru dan batalkan yang lama. Jika pesawat mendarat lebih cepat dari jadwal dan Anda mengajukan terlalu dekat dengan kedatangan, aturan 4 jam bisa dilanggar. Dalam kasus tersebut, ajukan ulang dengan waktu kedatangan yang sesuai dan segera beri tahu broker Anda.
Aturan praktis kami: jika ada perubahan material setelah pengajuan, ubah PN segera setelah Anda mengetahuinya. Jangan menunggu halaman status maskapai menyesuaikan.
Kesalahan umum yang memicu penahanan (dan perbaikan mudah)
- Menggunakan satu baris PN untuk pengiriman campuran. Sebaliknya, tambahkan satu baris PN per SKU sayuran.
- Zona waktu salah. Masukkan waktu kedatangan dalam waktu lokal pelabuhan AS, bukan waktu Jakarta.
- Ketidaksesuaian jumlah/kemasan. Selaraskan PN dengan invoice komersial dan AWB. Karton, berat bersih, dan satuan harus sesuai.
- Kebingungan negara. “Country of production” adalah tempat tumbuhnya. “Country from which shipped” adalah tempat pesawat berangkat. Keduanya bisa berbeda.
- Penyimpangan kode produk. Memilih kategori olahan atau kaleng untuk produk segar. Selalu gunakan raw agricultural commodity untuk sayuran segar utuh.
- Tidak ada buffer. Mengajukan tepat 4 jam sebelum kedatangan tidak menyisakan ruang untuk pendaratan lebih awal.
Daftar periksa cepat yang bisa Anda gunakan ulang
- Penerbangan dikonfirmasi, pelabuhan kedatangan diketahui, waktu diberi buffer 6–8 jam.
- Importir/consignee ditetapkan dan bisa dihubungi.
- Pengirim dan, jika diketahui, detail petani siap. Jika tidak, “Grower unknown.”
- Kode produk divalidasi dari pengiriman sebelumnya atau pembuat kode.
- Kemasan dan kuantitas cocok dengan AWB dan invoice.
- AWB ditambahkan jika tersedia. Jika tidak, rencanakan untuk mengubah.
- Nomor konfirmasi PN disimpan dan dibagikan dengan broker/maskapai.
Di mana kami bisa membantu (jika Anda ingin pemeriksaan kedua)
Kami mengirim produk segar Indonesia lewat udara setiap minggu dan menyusun spesifikasi siap-PN untuk garis rutin seperti Mentimun Jepang (Kyuri), Baby Romaine, dan Tomat. Jika Anda ingin kami memeriksa draf PNSI atau memetakan kode produk untuk muatan campuran, membutuhkan bantuan untuk situasi spesifik Anda? Hubungi kami di whatsapp.
Kenyataannya, Prior Notice untuk sayuran segar Indonesia sederhana ketika data Anda bersih, kode Anda benar, dan Anda memberi waktu. Lakukan tiga hal itu dan sebagian besar masalah PN hilang sebelum muncul.