Documents d’exportation de légumes indonésiens : liste de contrôle 2026

Un mode d’emploi pratique en 72 heures pour obtenir un certificat phytosanitaire indonésien pour légumes, aligner votre PEB et vos documents commerciaux, et respecter la coupure du navire sans retenues aux frontières. Rédigé par l’équipe Indonesia‑Vegetables à partir d’expéditions réelles que nous gérons chaque semaine.

Si vous avez déjà vu un conteneur de légumes frais rater un navire parce que le certificat phytosanitaire n’était pas prêt, vous connaissez la douleur. La bonne nouvelle : vous pouvez systématiquement respecter la coupure en 72 heures si vous configurez correctement votre application IQFAST, réservez l’inspection au bon moment et maintenez l’alignement de vos données entre les documents. Voici exactement comment nous procédons pour les concombres, piments, laitues, carottes et autres.

Liste de contrôle des documents d’exportation 2026 (légumes)

Utilisez ceci comme votre instantané pré‑réservable. Pour les légumes frais, vous aurez typiquement besoin de :

Certificat phytosanitaire (PC) émis par Badan Karantina Indonesia (NPPO de l’Indonésie).
Facture commerciale et liste de colisage avec code SH et référence du nom botanique.
Déclaration en douane PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) et mainlevée NPE.
Détails du connaissement (Bill of Lading) ou de la lettre de transport aérien alignés avec le PC/PEB.
Autorisation d’importation ou notification préalable si la destination l’exige.
Registres de traitements si appliqués. Par exemple : traitement à froid, fumigation ou irradiation, avec dates et paramètres pour la case « Treatment » du PC.
Attestations de qualité et d’origine demandées par l’acheteur. Certains acheteurs de l’UE exigent aussi des résultats récents d’analyses de résidus de pesticides. C’est distinct du PC.

Quand ce conseil s’applique : cette liste de contrôle concerne les légumes frais tels que Concombre japonais (Kyuri), Piment Cayenne rouge, Baby Romaine, Carottes, Radis rouge, Betterave, Oignon, et Aubergine violette. Si vous expédiez des produits IQF ou transformés (pensez à Édamame surgelé premium, Légumes mélangés surgelés, Gombo surgelé premium, Maïs doux surgelé premium, ou Poivrons surgelés (Paprika) - Rouge, Jaune, Vert & Mélange), de nombreuses destinations ne requièrent pas de PC. Plus d’informations ci‑dessous.

Plan d’action 72 heures pour le certificat phytosanitaire indonésien pour légumes

Voici la séquence que nous suivons pour obtenir un PC tout en respectant le stuffing et la coupure du navire.

Préparez les éléments de base dans IQFAST avant la récolte D’après notre expérience, 3 retards sur 5 commencent ici. Dans IQFAST, assurez‑vous que les éléments suivants sont en place sous votre profil d’exportateur et votre liste de marchandises :

Coordonnées du destinataire exactement comme sur le bon de commande de l’acheteur.
Lignes de marchandise avec nom scientifique complet et code SH.
- Exemples : Cucumis sativus pour les concombres (HS 0707), Capsicum annuum pour le piment cayenne (HS 0709.60), Lactuca sativa pour la laitue (HS 0705), Daucus carota pour les carottes (HS 0706), Raphanus sativus pour le radis (HS 0706.90), Allium cepa pour les oignons (HS 0703), Solanum melongena pour l’aubergine (HS 0709.30).
Adresses du site de production et de l’installation d’emballage. Maintenez‑les cohérentes sur tous les documents.
Quantité anticipée et emballages par type. IQFAST demande le poids net et le nombre de colis, donc ayez les deux informations prêtes.

Déposez la demande d’exportation dans IQFAST (Jour 1, matin) Utilisez le module « export ». Vous saisirez :

Port d’embarquement et destination, mode de transport, ETD.
Référence de l’autorisation d’importation si requise par la destination.
Type d’emballage, marque/signes distinctifs, identifiants de lot ou de batch si vous les utilisez.
Tout traitement prévu ou réalisé. Si aucun, sélectionnez « No treatment ». Si oui, vous téléchargerez ultérieurement le registre de traitement afin que le PC affiche la méthode, les paramètres, la date et le lieu. Conseil : listez chaque marchandise sur une ligne séparée avec son propre nom botanique et code SH. Ne regroupez pas deux espèces sur une même ligne.

Réservez l’inspection de quarantaine végétale via IQFAST (Jour 1, milieu de journée) Choisissez le lieu et le créneau horaire d’inspection avec Badan Karantina Indonesia à votre port, aéroport ou dans votre entrepôt frigorifique s’ils le couvrent. Pour les reefers, nous programmons l’inspection juste avant le stuffing afin que les agents puissent vérifier la cargaison et, si nécessaire, apposer des scellés officiels. Ce que vérifient les agents : propreté, absence de terre/débris végétaux, liberté vis‑à‑vis des organismes nuisibles, étiquetage, intégrité de l’emballage, et que le contenu des cartons correspond aux lignes IQFAST. L’échantillonnage est visuel avec loupes. Si un organisme nuisible suspect est détecté, ils peuvent retenir pour identification.
Inspection et suites immédiates (Jour 2, matin) Préparez‑vous à ouvrir des cartons. Disposez une zone de tri propre, sacs pour déchets et doublures de rechange. Si vous avez déclaré un traitement, gardez l’impression à portée de main. Nous conservons des étiquettes et du ruban adhésif de rechange car le re‑étiquetage se produit plus souvent qu’on ne l’imagine.
Frais et délivrance (Jour 2, après‑midi à Jour 3) Une fois que l’agent libère le lot, IQFAST génère un code e‑billing PNBP. Payez via les canaux listés. Après l’enregistrement du paiement, le PC est délivré électroniquement. L’Indonésie échange des ePhytos avec une liste croissante d’OPPV/NPPO, mais de nombreux acheteurs exigent encore un PC imprimé, signé et avec QR. Nous disposons des deux formats.

Chronologie typique lorsque tout se passe bien : Jour 1 dépôt de la demande et réservation. Jour 2 inspection et paiement. Jour 3 délivrance du PC et coupure du navire. Si votre cutoff est serré, payez le code PNBP dès qu’il est disponible et conservez la preuve de paiement.

Puis‑je obtenir un certificat phytosanitaire indonésien en 24 heures ?

Parfois oui, si vous réservez un créneau d’inspection matinal et que la cargaison passe sans problème. Mais le plan réaliste et répétable est de 48–72 heures. Nous ne promettons le délai inférieur à 24 heures que lorsque le produit et les documents sont pré‑validés, que l’agent est sur place et que la facturation est traitée rapidement.

Ce qui doit exactement correspondre entre le PC, la facture et le PEB

Les retenues aux frontières dans l’UE et au Moyen‑Orient proviennent souvent de petites incohérences. Alignez les éléments suivants :

Noms et adresses de l’exportateur et du destinataire. Caractère pour caractère.
Description de la marchandise. Utilisez le même nom courant en anglais simple et la même orthographe du nom scientifique que sur le PC.
Code SH au moins sur 6 chiffres. Nous alignons le code BTKI du PEB avec la facture et la ligne du PC.
Quantité, nombre de colis et poids net. Même unités sur tous les documents. Si votre facture indique 9,980 kg et que votre PC indique 10,000 kg, attendez‑vous à des questions.
Marques et numéros. Marque des cartons, étiquettes de lot, étiquettes de palettes. Adoptez une convention unique et tenez‑vous‑y.
Pays d’origine. L’Indonésie doit apparaître de la même manière sur tous les formulaires.
Détails du traitement. Si le PC indique un traitement à froid, vos documents ne doivent pas l’ignorer. Contrôle pratique : avant le paiement, imprimez un PDF « preuve » de votre PC depuis IQFAST et posez‑le à côté de votre facture et du projet de PEB. Corrigez les divergences maintenant, pas au terminal.

Saisies IQFAST qui piègent les gens

Format du nom botanique. Utilisez genre + espèce, majuscule seulement pour la première lettre du genre. Exemple : Capsicum annuum. N’ajoutez pas cv., variété ou noms commerciaux sauf si la destination l’exige.
Marchandises multiples. Chaque espèce nécessite sa propre ligne. Une ligne « légumes mélangés » ne passera pas pour les PC de produits frais.
Lieu de production. Utilisez le kabupaten/kota réel, pas seulement la province. Les agents demandent souvent cette précision.
Case « Treatment ». Si vous n’avez effectué aucun traitement, indiquez‑le. La laisser vide suscite des questions dans certaines juridictions.

Comment réserver une inspection de quarantaine végétale via IQFAST ?

Dans votre demande, choisissez votre Balai Karantina préféré et l’horaire proposé. Soumettez, puis surveillez la confirmation dans les messages IQFAST. Si votre créneau est en attente près de la coupure, appelez le bureau local avec votre numéro de demande. D’après notre expérience, un appel de courtoisie évite des heures d’attente inutiles.

Planification avant la coupure du navire

Visez l’inspection 24 heures avant le stuffing. Pour un ETD le vendredi avec une coupure jeudi, nous visons une inspection le mercredi matin, un stuffing le mercredi après‑midi et une libération des documents le jeudi. Si votre acheteur exige des analyses de résidus (le piment pour l’UE est un classique), ajoutez le délai de laboratoire. Nous planifions cela une semaine plus tôt.

Frais, paiement et validité

Où payer et combien : IQFAST génère un code e‑billing PNBP après la clearance. Payez via les banques listées ou la passerelle de paiement en ligne, puis téléchargez la preuve si demandé. Les tarifs sont fixés au niveau national et varient selon le type d’inspection et les lignes du certificat. Prévoyez des frais modestes par certificat et par inspection, et vérifiez le tableau PNBP actuel auprès de votre bureau local.
Validité : un PC s’applique à un seul envoi. De nombreuses destinations attendent un chargement proche de la date d’émission, et certaines autorisations d’importation exigent « expédier dans les 14 jours suivant l’émission ». Nous planifions l’émission le jour du départ ou juste avant.

Que se passe‑t‑il si mon envoi échoue à l’inspection de quarantaine végétale ?

Vous recevrez des non‑conformités. Les options sont :

Re‑tri ou nettoyage et reprise d’inspection. Utile pour des débris mineurs ou contamination foliaire.
Traitement approuvé, puis nouvelle inspection. Seulement si la destination autorise ce traitement pour votre produit.
Rejet partiel. Expédier la partie conforme, retenir ou détruire le reste.
Annulation. Si un organisme quarantine est détecté et ne peut être corrigé, vous n’obtiendrez pas de PC pour ce lot. Prévoyez des frais de nouvelle inspection et des coûts potentiels de stockage ou de transport. C’est pourquoi nous gardons un jour tampon.

Les légumes surgelés ou transformés ont‑ils besoin d’un certificat phytosanitaire indonésien ?

Généralement non. Les produits IQF et transformés sont souvent exonérés car ils ne présentent plus de risque sanitaire végétal. Nous expédions régulièrement Édamame surgelé premium, Légumes mélangés surgelés et Gombo surgelé premium sans PC. Certaines destinations peuvent demander un certificat sanitaire ou rien du tout. Confirmez toujours l’autorisation de l’importateur. Les produits frais comme Concombre japonais (Kyuri), Baby Romaine et Piment Cayenne rouge exigent un PC.

Retenues dans l’UE et comment les éviter en 2026

Nous observons des schémas :

Incohérence d’espèce ou de code SH entre le PC et la facture. Corrigez‑les avec la checklist d’alignement ci‑dessus.
Terre ou débris végétaux dans les cartons. Aspirez et remplacez les doublures. Les agents sont stricts.
Traitement non indiqué sur le PC. Si vous avez traité, la case « Treatment » doit indiquer méthode, paramètres, date et lieu.
Dépassements de résidus de pesticides sur des lignes à risque comme le piment. De nombreux acheteurs de l’UE demandent désormais des résultats de laboratoire ISO/IEC 17025 récents avant le chargement. Un PC ne couvre pas la conformité aux LMR.
Erreurs de logique de dates. PC émis après le départ ou avec des délais impossibles. Émettre le PC le jour du départ ou avant.

Exemple rapide : un conteneur, deux marchandises

Supposons que vous expédiez 8,4 MT de Carottes et 1,2 MT de Radis rouge :

IQFAST : deux lignes avec Daucus carota, HS 0706.10 et Raphanus sativus, HS 0706.90. Comptages d’emballage séparés, poids nets et identifiants de lot distincts.
Facture/PL : reproduisez exactement les mêmes noms d’espèces, codes SH et poids. Utilisez les mêmes marques.
PEB : alignez les codes BTKI et les poids nets par ligne.
BL : indiquez les deux marchandises dans la description et le même nombre de colis. Ce miroir en quatre points vous évite un grand nombre de retenues pour « divergence documentaire ».

Remarques finales

Commencez la saisie dans IQFAST avant la récolte. Préchargez les noms scientifiques, codes SH et données de l’acheteur.
Réservez l’inspection 24 heures avant le stuffing. Maintenez les zones propres et ouvrez les cartons rapidement.
Alignez PC, facture, PEB et BL champ par champ. Ne pas arrondir les poids différemment.
Pour le piment destiné à l’UE et autres lignes à risque, planifiez les tests de résidus à l’avance. Un PC n’est pas un certificat de qualité ni de conformité aux LMR.

Besoin d’aide pour vos corridors spécifiques, les champs IQFAST ou le calendrier d’inspection ? Nous serons heureux de vérifier la cohérence de votre projet de PC et de PEB avant réservation. Si vous souhaitez que nous examinions un envoi en cours, Contactez‑nous sur WhatsApp. Si vous explorez des options d’approvisionnement, vous pouvez aussi Voir nos produits.

Notes du terrain : Badan Karantina Indonesia gère la quarantaine végétale au niveau national et certaines procédures ont évolué l’an dernier. Les bureaux locaux peuvent séquencer les étapes légèrement différemment, mais le cœur reste : données IQFAST exactes, inspection propre, paiement rapide du PNBP et alignement strict des documents. Suivez ce rythme et un PC en 72 heures devient une routine, pas un miracle.