Légumes indonésiens : Guide de dépôt de l’Avis préalable FDA 2025

Un guide PNSI éprouvé, étape par étape, pour déposer l’Avis préalable FDA sur des légumes indonésiens frais expédiés par avion. Règles de timing, éléments de données exacts, gestion de plusieurs SKU, cultivateur inconnu, AWB et retards, plus des exemples pratiques à copier.

Si vous expédiez des légumes indonésiens par voie aérienne vers les États-Unis, l’Avis préalable (Prior Notice, PN) est soit une étape rapide et ennuyeuse, soit un casse-tête pouvant bloquer l’envoi. Après avoir déposé des centaines de PN, nous avons constaté que les « pièges » de la FDA sont rarement le problème. Ce sont le calendrier, les codes produit et de petites discordances de données. Voici un guide ciblé, champ par champ, que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui pour le fret aérien en 2025.

Quoi de neuf pour 2025 (et ce qui ne change pas)

La règle des 4 heures pour le fret aérien ne change pas et PNSI reste l’outil DIY le plus direct. Les courtiers peuvent déposer via ACE, mais ce guide suppose que vous utiliserez PNSI. Le changement le plus marqué est un contrôle accru sur les quantités/emballages et des attentes plus réalistes concernant les heures d’arrivée. Si votre PN indique 12 cartons et que votre AWB en indique 11, attendez-vous à des questions.

Quand dois‑je soumettre l’Avis préalable FDA pour des légumes indonésiens expédiés par avion ?

Vous devez soumettre au moins 4 heures avant l’arrivée de l’aéronef au premier aéroport américain. Vous pouvez déposer jusqu’à 15 jours avant l’arrivée. Nous visons à déposer dès que le vol est confirmé et ajoutons toujours une marge de 6–8 heures à l’heure d’arrivée au cas où l’atterrissage serait anticipé. Si le vol change après la soumission, vous pouvez modifier le PN avant l’arrivée. Plus de détails ci‑dessous.

Pratique à retenir : ne jouez pas serré. Déposez une fois la réservation ferme. Modifiez si nécessaire.

Les données dont vous avez besoin avant d’ouvrir PNSI

Voici les éléments minimaux que nous gardons sur une seule page pour chaque envoi aérien de produits frais :

Coordonnées du déclarant et du transmetteur. Généralement la même personne qui effectue la déclaration.
Importateur ou destinataire final aux États‑Unis.
Nom et adresse de l’expéditeur/exportateur en Indonésie.
Fabricant/cultivateur. Utilisez « Grower unknown » si vous ne savez vraiment pas quel lot de ferme sera chargé.
Pays de production et pays d’où l’envoi est effectué. Souvent les deux sont Indonésie, mais pas toujours.
Port d’arrivée. Exemple : Los Angeles International Airport (LAX), Chicago O’Hare (ORD), JFK.
Date/heure estimée d’arrivée. Heure locale au premier port américain.
Transporteur et détails du vol. Le nom de la compagnie aérienne suffit, mais le numéro de vol aide.
Numéro de lettre de transport aérien (AWB). Utile, pas strictement requis pour soumettre. Nous l’incluons quand il est disponible.
Code produit FDA pour chaque légume distinct.
Nom commun/nom commercial. Par ex. concombre japonais, baby romaine, tomates.
Emballage et quantité. Cartons, poids net en kg ou lb, et nombre de colis.
Lot/numéro de lot. Si non applicable, laissez vide.

Astuce apprise à la dure : décidez de votre système d’unités et tenez‑vous y. Si l’AWB est en kg, n’entrez pas des livres dans le PN ; des unités discordantes déclenchent des blocages plus souvent qu’on ne le pense.

Guide champ par champ PNSI pour le fret aérien

Voici le flux que nous utilisons dans le Prior Notice System Interface (PNSI) pour les produits frais indonésiens.

Démarrez un nouvel Avis préalable. Identifiez‑vous comme déclarant/transmetteur. Enregistrez l’ébauche tôt.
Informations sur l’envoi.

Choisissez « Air » comme mode.
Transporteur : entrez le nom de la compagnie aérienne. Le numéro de vol aide mais n’est pas obligatoire.
Port d’arrivée : sélectionnez le premier aéroport américain où l’aéronef atterrit.
Date/heure d’arrivée : utilisez l’heure locale de l’aéroport américain. Ajoutez une marge ; PNSI tient compte de la règle des 4 heures.
Numéro AWB : entrez‑le si connu. Sinon, laissez vide et modifiez ultérieurement.

Parties.

Expéditeur/Exportateur : les coordonnées de votre entité indonésienne.
Importateur ou destinataire final : l’acheteur ou le destinataire américain. Si votre courtier gère ACE, utilisez ici les coordonnées de l’acheteur.
Fabricant/Cultivateur : si vous consolidez depuis plusieurs fermes partenaires, cochez « Grower unknown ». Les fermes n’ont pas besoin d’enregistrement FDA pour apparaître ici, et vous ne serez pas bloqué pour avoir utilisé l’option « unknown » pour des produits frais.

Article(s) alimentaire(s). Créez une ligne par légume distinct.

Code produit : utilisez le Product Code Builder de la FDA. Pour les produits agricoles frais et bruts, vous naviguez typiquement : Industry = Vegetables, Class = Raw Agricultural Commodity, puis choisissez la denrée spécifique comme concombre, laitue, tomate, piment, carotte. Pour des expéditions d’exemple, nous avons utilisé des codes pour Concombre japonais (Kyuri), Baby romaine, Tomates, Piment cayenne rouge et Carottes. Vérifiez toujours dans le code builder.
Nom courant/nom produit : restez pratique. « Concombre japonais (Kyuri) » ou « cœurs de laitue baby romaine ».
Usage prévu : consommation humaine.
Pays de production : Indonésie si cultivé en Indonésie.
Quantité et emballage : ex. 24 cartons x 10 kg, total 240 kg, réfrigéré. PNSI demandera à la fois le nombre et l’unité.
Lot/numéro de lot : optionnel pour les produits frais entiers. Si vous avez une date de conditionnement ou un lot de ferme, ajoutez‑la pour la traçabilité.

Vérifiez et soumettez. PNSI générera un numéro de confirmation PN pour chaque article. Imprimez ou enregistrez le PDF et envoyez‑le à votre courtier, à la compagnie aérienne et au destinataire.

Ai‑je besoin d’un numéro de lettre de transport aérien (AWB) pour soumettre l’Avis préalable, ou puis‑je déposer avec une réservation ?

Vous pouvez déposer sans l’AWB si les détails du vol et de l’arrivée sont fermes. Nous déposons souvent avec uniquement les informations de vol pour sécuriser la fenêtre horaire, puis modifions pour ajouter l’AWB lorsqu’il est émis. Si quelque chose change de manière substantielle, modifiez avant l’arrivée.

Puis‑je déposer un Avis préalable si le cultivateur indonésien est inconnu ou non enregistré auprès de la FDA ?

Oui. Pour les légumes frais, vous pouvez sélectionner « Grower unknown ». Les fermes n’ont pas besoin d’enregistrement en tant qu’établissement alimentaire auprès de la FDA. Si votre courtier d’entrée a besoin de détails sur la ferme pour d’autres programmes de conformité, il coordonnera séparément. Pour le PN, « unknown » est accepté et fréquent pour des journées de récolte consolidée.

Comment entrer plusieurs légumes sous un même Avis préalable aérien dans PNSI ?

Dans PNSI, ajoutez plusieurs « articles alimentaires » sous la même soumission PN. Chaque SKU obtient son propre code produit et sa quantité. Par exemple, un seul AWB peut contenir trois lignes PN : concombres japonais, baby romaine et tomates. Le système émettra un numéro de confirmation PN pour chaque article.

Exemple d’enregistrement : Jakarta (CGK) vers LAX par avion

Mode : Air
Transporteur : Garuda Indonesia ou autre compagnie opérant votre route
Port d’arrivée : Los Angeles International Airport (LAX)
Arrivée : 2025-05-16 14:30 locale
AWB : 126-12345678
Pays de production : Indonésie
Pays d’où l’envoi est effectué : Indonésie
Article 1 : Concombre japonais (Kyuri). 24 cartons x 10 kg. Total 240 kg.
Article 2 : Cœurs de laitue baby romaine. 20 cartons x 8 kg. Total 160 kg.
Article 3 : Tomates, mûries en grappe. 15 cartons x 12 kg. Total 180 kg.

Nous extrayons les noms communs directement de nos fiches produit afin que les étiquettes et le PN correspondent : Concombre japonais (Kyuri), Baby romaine et Tomates. Des descriptions concordantes réduisent les blocages.

Comment choisir le bon code produit FDA pour les légumes-feuilles asiatiques comme le bok choy ou le choy sum ?

Voici l’approche qui nous fait gagner du temps :

Utilisez la recherche du Product Code Builder de la FDA avec « bok choy », « pak choi » ou « Chinese cabbage ». Ceux‑ci se rattachent aux catégories Brassica sous les légumes-feuilles. Ne choisissez pas « lettuce » pour les brassicas et n’optez pas pour des classes « processed » pour des têtes entières fraîches.
Pour la romaine et autres laitues, choisissez la voie « lettuce », pas « cabbage ». Pour les piments comme le cayenne, utilisez la catégorie pepper, pas « spices ».
Si vous avez un doute, recherchez le nom scientifique. La précision ici évite des vérifications évitables.

Astuce pratique : conservez une feuille de triche privée des codes exacts que vous avez déjà validés pour vos SKU récurrents. Nous maintenons un simple tableur versionné.

Que dois‑je faire si le vol est retardé ou change après la soumission de l’Avis préalable ?

Modifiez le PN dans PNSI avant l’arrivée pour mettre à jour l’heure d’arrivée, le transporteur, le port ou l’AWB. Si un retard repousse l’arrivée hors de votre fenêtre de 15 jours, soumettez un nouveau PN et annulez l’ancien. Si l’aéronef atterrit plus tôt que prévu et que vous avez déposé trop près de l’arrivée, la règle des 4 heures peut être enfreinte. Dans ce cas, refaites la déclaration avec une heure d’arrivée conforme et informez immédiatement votre courtier.

Notre règle pratique : si quelque chose de matériel change après la soumission, modifiez le PN dès que vous le savez. N’attendez pas que la page de statut de la compagnie aérienne se mette à jour.

Erreurs courantes qui déclenchent des blocages (et corrections simples)

Utiliser une seule ligne PN pour un envoi mixte. Au lieu de cela, ajoutez une ligne PN par SKU de légume.
Mauvais fuseau horaire. Entrez l’heure d’arrivée en heure locale du port américain, pas l’heure de Jakarta.
Discordance quantité/emballage. Alignez le PN avec la facture commerciale et l’AWB. Cartons, poids net et unité doivent concorde.
Confusion de pays. « Pays de production » est l’endroit où il a été cultivé. « Pays d’où l’envoi est effectué » est l’endroit d’où le vol a décollé. Ils peuvent être différents.
Dérive du code produit. Choisir une catégorie « processed » ou en conserve pour des produits frais. Utilisez toujours « raw agricultural commodity » pour des légumes frais entiers.
Pas de marge. Déposer exactement 4 heures avant l’arrivée ne laisse aucune marge pour un atterrissage anticipé.

Liste de contrôle rapide réutilisable

Vol confirmé, port d’arrivée connu, heure avec marge de 6–8 heures.
Importateur/destinataire défini et joignable.
Expéditeur et, si connu, détails du cultivateur prêts. Sinon, « Grower unknown ».
Codes produit validés à partir d’envois antérieurs ou du code builder.
Emballage et quantités correspondent à l’AWB et à la facture.
AWB ajouté si disponible. Sinon, prévoir une modification.
Numéros de confirmation PN sauvegardés et partagés avec courtier/compagnie aérienne.

Où nous pouvons aider (si vous voulez un second avis)

Nous expédions des produits frais indonésiens par avion chaque semaine et préparons des fiches prêtes pour PN pour des lignes récurrentes comme Concombre japonais (Kyuri), Baby romaine et Tomates. Si vous souhaitez que nous vérifiions une ébauche PNSI ou que nous mappions des codes produit pour une cargaison mixte, ou si vous avez besoin d’aide pour votre situation spécifique, Contactez‑nous sur whatsapp.

La réalité est que l’Avis préalable pour les légumes frais indonésiens est simple lorsque vos données sont propres, vos codes corrects et que vous vous laissez du temps. Faites ces trois choses et la plupart des problèmes de PN disparaissent avant même de commencer.