इंडोनेशियाई सब्जी पैकहाउस के लिए SQF 4-घंटे मॉक रिकॉल पास करने हेतु एक व्यावहारिक, कम-लागत सिस्टम। चरण-दर-चरण लॉट कोडिंग, मास बैलेंस, छोटे किसानों के ग्रोवर कोड, Google Sheets लॉग, QR लेबल और एक 4-घंटे ड्रिल योजना जिसे आप इस सप्ताह चला सकते हैं।
यदि आप एक इंडोनेशियाई सब्जी पैकहाउस चलाते हैं, तो आप इसे पहले से जानते हैं: SQF 4-घंटे ट्रेसेबिलिटी परीक्षण वही जगह है जहाँ ऑडिट पास या फेल होते हैं। हमने जटिल विधियों के बिना कई SQF मॉक रिकॉल 4 घंटों के भीतर पास किए हैं। बस स्पष्ट लॉट कोड, अनुशासित अभिलेख और ऐसे सरल उपकरण जिनका अधिकांश टीमें पहले से उपयोग करती हैं। यहाँ हमारा सटीक प्लेबुक 2026 के लिए है।
SQF एक ताज़ी सब्जियों के 4-घंटे मॉक रिकॉल में क्या अपेक्षा करता है?
SQF संस्करण 9 ट्रेसेबिलिटी के बारे में स्पष्ट है। एक मॉक रिकॉल में, ऑडिटर्स यह देखना चाहते हैं कि आप कर सकते हैं:
- Finished lot से सभी कच्चे इनपुट और पैकेजिंग को मिनटों में (घंटों में नहीं) ट्रेस बैक करें।
- संदेहास्पद इनपुट से आगे की ओर ट्रेस करें — सभी ग्राहक, पैलेट और बैच जिनसे वह टकराया।
- इनपुट और आउटपुट को दस्तावेजीकृत मास बैलेंस के साथ सामंजस्यित करें।
- रिकॉर्ड्स को पुनःप्राप्त करें जो पूर्ण, पठनीय और नियंत्रित हों।
- दिखाएँ कि आप स्टेकहोल्डर्स को सूचना दे सकते हैं और जोखिम के आधार पर वित्रण बनाम रिकॉल तय कर सकते हैं।
व्यवहार में, आपसे एक फिनिश्ड लॉट चुनने के लिए कहा जाएगा। फिर आपके पास 4 घंटे होंगे ताकि आप एक-स्टेप-बैक और एक-स्टेप-फॉरवर्ड चेन दिखा सकें, मास बैलेंस कर सकें, ग्राहक सूची बनाएं और साक्ष्य संकलित करें। साक्ष्य वही चीज है जो मायने रखती है: रिसीविंग लॉग, ग्रोवर कोड, हारवेस्ट तिथियाँ, पैकिंग रन शीट, कोल्ड-चेन डेटा, शिपिंग दस्तावेज़, लेबल और किसी भी सुधारात्मक प्रविष्टियाँ।
निष्कर्ष: गति को प्राथमिकता दें। अपने कोड और रिकॉर्ड्स को इस तरह डिज़ाइन करें कि एक प्रशिक्षित व्यक्ति 30 मिनट के भीतर पूरी कहानी निकाल सके। बाकी सब आसान हो जाएगा।
वे तीन स्तम्भ जो लगातार SQF ट्रेसेबिलिटी टेस्ट पास कराते हैं
हमारे अनुभव में, जो टीमें तेजी से पास होती हैं उनमें तीन सामान्य बातें होती हैं:
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सरल, पठनीय लॉट कोड। कोड व्हाइटबोर्ड और स्प्रेडशीट दोनों पर काम करने चाहिए। अजीब, संकुचित स्ट्रिंग से बचें जो केवल एक व्यक्ति समझता हो।
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कम लागत वाला डिजिटल अनुशासन। एक Google Sheets लॉगबुक, डेस्कटॉप प्रिंटर से QR लेबल, और नियंत्रित WhatsApp फोटो रिकॉर्ड महंगे सिस्टम्स से बेहतर हैं जिन्हें आप मेंटेन नहीं करते। निरंतरता जीतती है।
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ड्रिल कल्चर। हम प्रत्येक तिमाही 60–90 मिनट के प्रैक्टिस ड्रिल चलाते हैं। जब ऑडिट आता है, टीम पहले से ही स्क्रिप्ट जानती है।
मिक्स्ड वेजिटेबल पैक्स के लिए सरल लॉट कोड कैसे डिजाइन करें?
यहाँ एक फ़ॉर्मेट है जो इंडोनेशियाई सब्जियों और छोटे कृषि समेकन के लिए काम करता है। यह मानव-पठनीय, QR-फ्रेंडली और ऑडिट-प्रूफ है।
कम्पोनेंट लॉट कोड (प्रत्येक एकल कमोडिटी के लिए):
- प्रारूप: Commodity-GrowerCode-HarvestDate-PHLine-PackDate-Shift
- उदाहरण: TOM-GRJBR-240101-L1-240102-A
- TOM = टमाटर। 3-अक्षर कमोडिटी कोड का उपयोग करें (KYR के लिए जापानी खीरा (Kyuri) -> "जापानी खीरा (Kyuri)", TOM = टमाटर, BRM = बेबी रोमेन (Baby Romaine Lettuce) -> "बेबी रोमेन (Baby Romaine लेट्यूस)", RRA = लाल मूली, CRT = गाजर (Fresh Export Grade) -> "गाजर (ताज़ा निर्यात ग्रेड)", ONN = प्याज)।
- GRJBR = ग्रोवर/क्लस्टर कोड। इसे छोटा और सुसंगत रखें।
- 240101 = हारवेस्ट तिथि YYMMDD।
- L1 = पैकहाउस लाइन 1।
- 240102 = पैक तिथि।
- A = शिफ्ट।
मिक्स्ड पैक फिनिश्ड लॉट कोड (उदा., सलाद या स्टिर-फ्राय मिक्स):
- प्रारूप: MIX-Variant-PackDate-Line-Seq
- उदाहरण: MIX-SAL500-240102-L1-015
- SAL500 = 500 g सलाद वेरिएंट। लेबल पर ऐसा कोड उपयोग करें जिसे ग्राहक पहचानते हों।
- Seq उस दिन और लाइन के लिए चल रहा क्रमांक है।
मिक्स्ड पैक्स को कम्पोनेंट्स से जोड़ना: प्रत्येक MIX लॉट के लिए एक “component map” रखें जिसमें कम्पोनेंट लॉट कोड और प्रतिशत सूचीबद्ध हों। हमारे ताज़ा लाइनों का उपयोग करते हुए 500 g सलाद मिक्स के लिए उदाहरण:
- MIX लॉट: MIX-SAL500-240102-L1-015
- इस रन में उपयोग किए गए कम्पोनेंट्स:
- BRM-GRBDG-240101-L2-240102-A (बेबी रोमेन 50%)
- LLR-GRBJN-240101-L2-240102-A (Loloroso (Red Lettuce) 30%)
- RRA-GRCJR-240101-L2-240102-A (लाल मूली 20%)
उपभोक्ता लेबल पर, MIX कोड और एक QR दिखाएँ जो कम्पोनेंट कोड्स के साथ एक शॉर्ट URL से लिंक करता है। ऑडिटर्स रिटेल पैक्स को स्कैन नहीं करेंगे, लेकिन QR यह दिखाता है कि आपने ट्रेसेबिलिटी को ऑपरेशनलाइज़ किया हुआ है।
ऐसे लेबल टेक्स्ट जो ऑडिट में अच्छा काम करते हैं:
- "Lot: MIX-SAL500-240102-L1-015"
- "Packed: 02/01/2024"
- वैकल्पिक QR URL: yourdomain.com/t/MIX-SAL500-240102-L1-015
निष्कर्ष: प्रत्येक कम्पोनेंट के लिए एक कोड, प्रत्येक मिक्स्ड लॉट के लिए एक कोड, और एक त्वरित कम्पोनेंट मैप। बस इतना ही।
किन रिकॉर्ड्स को 4 घंटे के भीतर पुनःप्राप्त किया जाना चाहिए?
हम प्रत्येक दिन के लिए एक Google Drive फ़ोल्डर रखते हैं जिसमें “Receiving,” “Processing,” और “Shipping” के सबफ़ोल्डर्स होते हैं। अंदर, एक Google Sheet लॉग को होल्ड करती है। फ़ाइलों का नाम 2024-01-02_PackhouseA_Traceability जैसा रखें। ऑडिटर्स तेज़, मानकीकृत पुनःप्राप्ति पसंद करते हैं।
मॉक रिकॉल के दौरान ये रिकॉर्ड निकालें:
- अनुमोदित सप्लायर/ग्रोवर रजिस्टर ग्रोवर कोड के साथ।
- छोटे किसानों से हारवेस्ट रिकॉर्ड: तिथि, स्थान, मात्रा, फ़ील्ड पेस्टिसाइड स्थिति।
- रिसीविंग लॉग: तिथि/समय, कमोडिटी, सकल/शुद्ध, प्री-कूल तापमान, ग्रोवर कोड, असाइन किए गए बिन IDs।
- प्रोसेसिंग/पैकिंग रन शीट: कम्पोनेंट लॉट कोड, वेस्ट/ट्रिम, उत्पादित पैक, लाइन, शिफ्ट, रिवर्क।
- कोल्ड-चेन रिकॉर्ड: प्री-कूल, रूम तापमान, डिस्पैच तापमान।
- पैकेजिंग सामग्री ट्रेस: फिल्म, लेबल, बॉक्स, पैलेट रैप लॉट।
- फिनिश्ड गुड्स डिस्पैच: पैलेट ID, लॉट, मात्रा, ग्राहक, वाहन, प्रस्थान समय।
- सुधार/विभिन्नताएँ और किन द्वारा अनुमोदित।
क्या WhatsApp फ़ोटो SQF के अंतर्गत साक्ष्य माने जा सकते हैं?
हाँ, यदि वे नियंत्रित हों। हमारा दृष्टिकोण इंडोनेशिया में अच्छा काम करता है:
- स्टाफ इनबाउंड उत्पाद, लेबल और पैलेट की फ़ोटो लेते हैं। फ़ोटो में लॉट कोड के साथ एक कागज़ की पर्ची शामिल करें।
- प्रत्येक WhatsApp ग्रुप चैट को मासिक रूप से PDF के रूप में एक्सपोर्ट करें और Drive में सेव करें।
- अपने लॉगबुक में एक संक्षिप्त इंडेक्स जोड़ें: टाइमस्टैम्प, किसने भेजा, फ़ोटो क्या कवर करती है, कौन से लॉट से संबंधित है।
ऑडिटर्स इसे इसलिए स्वीकार करते हैं क्योंकि रिकॉर्ड कैप्चर किए गए, बैकअप किए गए और लॉट से लिंक किए गए होते हैं। यह फैंसी नहीं है, पर सच्चा है।
छोटे किसानों के समेकन के लिए मास बैलेंस कैसे कैलकुलेट करें?
मास बैलेंस वह गणित है जो प्रमाणित करता है कि आपके इनपुट आउटपुट और वेस्ट के साथ मेल खाते हैं। इसे सरल और कमोडिटी-विशेष रखें।
उदाहरण: जापानी खीरा (Kyuri) सिंगल-कमोडिटी पैक 02/01/2024 को।
- तीन ग्रोवर्स से इनपुट: कुल 520 kg।
- सॉर्टिंग और ट्रिम वेस्ट: 8% = 41.6 kg।
- नेट पैकेबल: 478.4 kg।
- फिनिश्ड 350 g रिटेल पैक्स: 1,340 पैक्स = 469 kg।
- शेष WIP कोल्ड रूम में लौटाया गया: 9.2 kg।
- सामंजस्य: 469 + 9.2 + 41.6 = 519.8 kg। वैरियंस 0.2 kg (0.04%)।
उदाहरण: MIX-SAL500-240102-L1-015 के लिए मिक्स्ड सलाद मास बैलेंस, 1,200 पैक्स की योजना के साथ।
- इनपुट्स: BRM 300 kg, LLR 180 kg, RRA 120 kg। कुल 600 kg। लक्षित आउटपुट 600 kg फिनिश्ड।
- ट्रिम/वॉश लॉस: कुल मिलाकर 7% = 42 kg।
- फिनिश्ड पैक्स उत्पादित: 1,100 x 500 g = 550 kg।
- रिवर्क/शेष उपयोगी: 7 kg। निपटान: 1 kg।
- सामंजस्य: 550 + 42 + 7 + 1 = 600 kg। वैरियंस 0 kg।
टिप: अपनी SOP में कमोडिटी के अनुसार स्वीकार्य लॉस रेंज लिखें। टमाटर सॉर्ट पर 5–10% खो सकते हैं। पत्तेदार सब्जियाँ ट्रिम और वॉश के बाद 7–12% खो देती हैं। यदि आप रेंज के बाहर हैं, तो कारण दस्तावेज़ करें।
हमें मॉक रिकॉल कितनी बार चलाना चाहिए और कौन से परिदृश्य सबसे अच्छे हैं?
SQF कम से कम वार्षिक परीक्षण की आवश्यकता करता है। हम तिमाही (क्वार्टरली) की सिफारिश करते हैं, साथ में एक पीक-सीज़न ड्रिल। परिदृश्यों को घुमाएँ ताकि आपकी टीम दोनों बैकवर्ड और फॉरवर्ड ट्रेसिंग देखे।
इंडोनेशिया में काम करने वाले परिदृश्य विचार:
- अवशेष अलर्ट। एक लैब बेबी रोमेन में कीटनाशक अवशेष का फ्लैग कर देती है। ग्रोवर क्लस्टर तक ट्रेस बैक करें और सभी ग्राहकों तक आगे की ओर ट्रेस करें।
- लेबल त्रुटि। L2 शिफ्ट से टमाटर पैक्स पर गलत तिथि। पता लगाएँ कि वे पैलेट कहाँ गए और स्टॉक में कितने बचे हैं।
- कोल्ड-चेन ब्रेक। एक डेटा लॉगर जापानी खीरे के एक पैलेट पर 2-घंटे का निक्षेप दिखाता है। पैलेट ID, ग्राहक और सिस्टर लॉट्स की पहचान करें।
- मिक्स्ड पैक संदूषण। सलाद मिक्स में कोई विदेशी पदार्थ पाया गया। हर कम्पोनेंट लॉट को मैप करें और फॉर्क करके आगे की ट्रेसिंग करें।
हम जो व्यावहारिक 4-घंटे का क्लॉक उपयोग करते हैं:
- 0–30 मिनट: दायरा परिभाषित करें, candidate लॉट खींचें, भूमिकाएँ असाइन करें, लॉगबुक खोलें।
- 30–90 मिनट: इनपुट और ग्रोवर कोड तक बैकवर्ड ट्रेसिंग। साक्ष्य लिंक कैप्चर करें।
- 90–150 मिनट: मास बैलेंस और यील्ड चेक। विचलन दस्तावेज करें।
- 150–210 मिनट: ग्राहकों और पैलेट्स तक फॉरवर्ड ट्रेसिंग। नोटिफिकेशन भाषा ड्राफ्ट करें।
- 210–240 मिनट: प्रबंधन समीक्षा, सुधार नोट, साइन-ऑफ।
ऑडिट में टिकने वाला कम-कॉस्ट टूल स्टैक
बजट तंग होने पर हम जो स्टैक तैनात करते हैं:
- Google Sheets लॉगबुक जिनमें टैब: Growers, Receiving, WIP bins, Packing runs, Packaging lots, Dispatch, Corrections, Mock recalls। रेंजेस प्रोटेक्ट करें ताकि केवल लीड्स फ़ॉर्मूलों को एडिट कर सकें।
- डेस्कटॉप प्रिंटर से QR लेबल। शॉर्ट URL ऐप के माध्यम से QR जनरेट करें। मानव-पठनीय कोड और QR दोनों प्रिंट करें।
- फोन कैमरे और WhatsApp फोटो कैप्चर के लिए। मासिक बैकअप, और लॉग में क्रॉस-रेफरेंस रखें।
- यूनिक IDs के लिए एक साधारण पिकर: CONCAT commodity + date + line + sequence। लंबे स्ट्रिंग मैन्युअल टाइपिंग से बचें।
क्या आप हमारे Google Sheets ट्रेसेबिलिटी और मास बैलेंस टेम्पलेट की कॉपी चाहते हैं? यदि आप चाहते हैं कि हम इसे आपकी कमोडिटीज़ और ग्रोवर नेटवर्क के लिए टेलर करें, तो बस हमें WhatsApp पर संपर्क करें। हम कल के लिए उपयोग करने के योग्य उदाहरण साझा करेंगे।
लघु-कृषक-आपूरीत सब्जियों के लिए एक व्यावहारिक ट्रेसेबिलिटी लॉग टेम्पलेट
“Receiving” और “Packing runs” के लिए हम जिन प्रमुख फ़ील्ड्स को शामिल करते हैं। प्रत्येक रिकॉर्ड को एक इवेंट के लिए एक पंक्ति रखें।
Receiving log (प्रत्येक ट्रक/लॉट के लिए एक पंक्ति):
- Date/time, Commodity code, Grower code, Village/cluster, Quantity in kg, Temp on arrival, Field pesticide status, Assigned WIP bin ID, Pre-cool start/end, Inspector initials, Photo link.
Packing run (प्रत्येक कम्पोनेंट लॉट प्रति रन के लिए एक पंक्ति):
- Date, Line, Shift, Component lot code, Start qty kg, Waste kg, Net to pack kg, Finished lot code or MIX lot code, Packs produced, Packaging material lot, Supervisor initials, Photo link.
Dispatch (प्रत्येक पैलेट के लिए एक पंक्ति):
- Date, Customer, Pallet ID, Finished lot, Packs/cases, Dispatch temp, Vehicle, Driver, Delivery note, Photo link.
“मॉक रिकॉल प्रक्रिया टेम्पलेट” Bahasa Indonesia में (रूपरेखा)
- उद्देश्य: सुनिश्चित करना कि उत्पाद का निकासी 4 घंटों में की जा सके।
- क्षेत्राधिकार: Packhouse A में पैक किए गए सभी ताज़ा उत्पाद।
- परिभाषाएँ: Penarikan, Penarikan Sukarela, Penarikan Kembali, Lot, Traceback, Traceforward।
- जिम्मेदारियाँ: QA Lead, Warehouse Lead, Production Lead, Sales Admin।
- प्रक्रिया: लॉट का चयन, पीछे की ओर ट्रेसिंग, मास बैलेंस, आगे की ओर ट्रेसिंग, संचार, दस्तावेज़।
- रिकॉर्डिंग: मॉक रिकॉल लॉग फॉर्म, संलग्न फ़ोटो, ग्राहक सूची।
- समय: लक्ष्य 240 मिनट प्रत्येक 60 मिनट पर चेकपॉइंट के साथ।
सामान्य गलतियाँ जो हम अभी भी देखते हैं (और उनसे कैसे बचें)
- जटिल कोड। यदि एक नया कर्मचारी आपके लॉट कोड को 10 सेकंड में नहीं पढ़ सकता, तो यह बहुत जटिल है।
- मिक्स्ड पैक्स और कम्पोनेंट्स के बीच कोई लिंक नहीं। हर MIX लॉट के लिए कम्पोनेंट मैप रखें। यहां तक कि आपके लॉग में एक पंक्ति संदर्भ भी पर्याप्त है।
- संदर्भ के बिना फ़ोटो। एक हजार WhatsApp तस्वीरें तब तक मदद नहीं करतीं जब तक हर एक लॉट से लिंक और टाइमस्टैम्प न हो।
- मास बैलेंस की उपेक्षा। अनुमान न लगाएँ। प्रत्येक कमोडिटी और शिफ्ट द्वारा वेस्ट लॉग करें। रन पर 2–3 मिनट ऑडिट के समय आपको बचाएंगे।
- रिकॉर्ड बिखरे हुए। प्रत्येक दिन के लिए एक Drive फ़ोल्डर। प्रत्येक दिन के लिए एक लॉगबुक। ऑडिटर्स गति चाहते हैं।
यह सलाह कब लागू होती है (और कब नहीं)
यह सिस्टम ताज़ा सब्जी पैकहाउस के लिए बनाया गया है, विशेष रूप से उन इंडोनेशियाई एक्सपोर्टरों के लिए जो कई छोटे किसानों का समेकन करते हैं। यह जापानी खीरा (Kyuri), टमाटर, बेबी रोमेन (Baby Romaine Lettuce), गाजर (Fresh Export Grade), प्याज, पर्पल बैंगन और समान आइटम्स संभालने वाली लाइनों के लिए काम करता है। यदि आप गहरे प्रसंस्कृत, कैन्ड या कुकिंग स्टेप्स वाले रेडी-टू-ईट उत्पाद हैं, तो आपको अतिरिक्त नियंत्रणों और अलग HACCP स्कोप की आवश्यकता होगी।
यदि आप एक खरीददार हैं जो इंडोनेशियाई सप्लाई का आकलन कर रहे हैं, तो हम आपको दिखा सकते हैं कि हम इसे विशिष्ट लाइनों और लॉट्स पर कैसे लागू करते हैं। या वर्तमान में जिन आइटम्स को हम एक्सपोर्ट-रेडी पैक करते हैं उन्हें ब्राउज़ करें। हमारे उत्पाद देखें.
अंतिम निष्कर्ष: कोड सरल रखें, रिकॉर्ड केंद्रीकृत रखें, और ड्रिल बार-बार करें। ऐसा करें, और “4-घंटे” वाला हिस्सा डरावना होना बंद हो जाएगा। यह सिर्फ आपका एक और मंगलवार रन शीट बन जाएगा जिसके सबूत आप अपने फोन पर तुरंत निकाल सकेंगे।