Certificat phytosanitaire pour légumes indonésiens : Guide 2025

Un guide pratique et pas à pas pour obtenir un certificat phytosanitaire IQFAST pour légumes frais en Indonésie. Nous couvrons l'enregistrement, les documents requis, la réservation d'inspection, l'e-Phyto, les délais, les frais et comment éviter les rejets — basé sur l'expérience réelle des exportateurs.

Si vous exportez des légumes frais depuis l'Indonésie en 2025, le certificat phytosanitaire IQFAST est la porte par laquelle vous devez passer. Nous avons aidé des exportateurs débutants et réguliers à obtenir des approbations rapidement, et nous avons aussi vu des envois bloqués au tarmac à cause de petites erreurs. Ce guide se concentre spécifiquement sur les légumes et vous guide écran par écran dans le flux IQFAST.

Contexte rapide : IQFAST et qui est responsable

IQFAST est la plateforme en ligne de l'Agence de quarantaine agricole d'Indonésie pour les services de santé des végétaux. Pour les légumes, votre demande, la réservation d'inspection et la délivrance du certificat se font toutes via IQFAST. Les inspections physiques sont réalisées par des officiers de quarantaine dans des lieux approuvés tels que le cargo de Soekarno-Hatta, Tanjung Priok, le cargo de Juanda et Tanjung Perak. Le certificat que vous obtenez est le certificat phytosanitaire officiel pour l'exportation.

Étape 1 : Enregistrement de l'exportateur sur IQFAST (ce qu'il faut préparer et ce qui se passe réellement)

J'ai constaté que plus la configuration de votre profil est fluide, plus chaque demande suivante progresse rapidement. Ayez prêts les éléments suivants :

• NIB (Nomor Induk Berusaha) depuis OSS, incluant le KBLI pertinent pour le commerce/export de fruits/légumes.
• NPWP (numéro fiscal) et acte de constitution de la société/lettre d'autorisation pour la personne responsable (PIC).
• Adresse de la société, emplacement de l'entrepôt/conditionnement et coordonnées de contact.
• Optionnel mais utile : photos de votre zone de conditionnement et de la chambre froide.

Comment s'enregistrer en 2025 :

1. Créez un compte sur IQFAST. Choisissez 'Eksportir' et saisissez la raison sociale exactement comme dans OSS. Renseignez votre NIB, NPWP et les coordonnées du PIC.
2. Liez votre NIB. Le système validera vos données avec OSS. S'il ne se synchronise pas automatiquement, un officier de quarantaine vérifiera manuellement. Nous voyons généralement cela traité en 1 à 2 jours ouvrables.
3. Ajoutez des emplacements. Dans votre profil, ajoutez votre usine d'emballage/entrepôt et le port de sortie prévu (par ex. Soekarno-Hatta, Tanjung Priok).

Astuce : Si le KBLI de votre NIB ne couvre pas le commerce/export horticole, les officiers peuvent mettre votre compte en statut en attente. Mettez d'abord OSS à jour, puis resynchronisez.

Étape 2 : Créer une nouvelle demande phytosanitaire (écran par écran)

Dans IQFAST, allez à Service phytosanitaire > Nouvelle demande. Voici le flux que nous utilisons réellement :

• Détails de l'envoi. Sélectionnez Export. Choisissez votre Bureau de quarantaine et le Point de sortie. Exemple : Balai Karantina Pertanian Bandara Soekarno-Hatta.
• Destinataire et destination. Renseignez le nom de l'acheteur à l'étranger, l'adresse complète, le pays de destination et le port d'entrée prévu.
• Écran Marchandise. Ajoutez chaque ligne de légume séparément.
  • Code HS et nom de la marchandise. Utilisez le même code HS et la même description que vous utiliserez sur le PEB et les documents commerciaux. Par exemple, les tomates et les concombres correspondent à des codes HS différents. Ne devinez pas. Alignez-vous avec votre transitaire en douane pour éviter les rejets.
  • Variété et nom scientifique. Si vous exportez Concombre japonais (Kyuri), précisez "concombre japonais" et Cucumis sativus. La cohérence est essentielle.
  • Quantité et emballage. Saisissez à la fois le nombre de colis et le poids net. Les unités doivent correspondre à votre facture/liste de colisage.
  • Zone de production. Indiquez la région de la ferme et l'emplacement du conditionnement. On peut vous demander de fournir les détails de la ferme si l'officier le requiert.
  • Traitements. Enregistrez tout lavage, brossage, pré-refroidissement ou détails de la chaîne du froid. Si vous avez fumigé des palettes en bois, ajoutez-le ici.
• Déclarations supplémentaires. Certains pays exigent une formulation spécifique pour les légumes à feuilles comme Baby Romaine ou Loloroso (laitue rouge). Si votre acheteur vous transmet une phrase requise, collez-la ici. Sinon, laissez vide plutôt que de deviner.
• Pièces jointes. Téléversez des scans lisibles :
  • Facture commerciale et liste de colisage.
  • Contrat de vente ou bon de commande.
  • Lettre de transport aérien ou note de réservation si disponible.
  • Des photos du produit et des étiquettes d'emballage sont utiles lorsque les officiers vérifient l'uniformité.
• Soumettre, générer la facturation et payer. IQFAST émettra un code de facturation pour les recettes non fiscales de l'État (PNBP). Payez via les banques/canaux électroniques listés en utilisant le compte virtuel. Votre demande ne passera pas à la prise de rendez-vous tant que le système n'aura pas enregistré le paiement.

Étape 3 : Réserver l'inspection phytosanitaire

Après enregistrement du paiement, choisissez un créneau d'inspection. Voici le point important : les créneaux aux principales passerelles se remplissent rapidement, surtout avant les vols du week-end.

• Délai recommandé. Réservez 48–72 heures avant votre ETD. Pour les vols de minuit, visez une inspection la veille dans l'après-midi. Le même jour est parfois possible, mais risqué.
• Exemples de lieux d'inspection. Jakarta : complexe cargo de Soekarno-Hatta et Tanjung Priok pour le fret maritime. Surabaya : cargo de Juanda et Tanjung Perak (Pelabuhan). Les officiers peuvent aussi inspecter dans votre unité de conditionnement si cela est organisé à l'avance.
• Préparation du fret. Ayez vos palettes préparées, marquées et accessibles. Maintenez le contrôle de la température pour les produits sensibles comme Baby Romaine.

Si tout est propre et que les documents concordent, les officiers mettent à jour IQFAST et votre certificat passe à la délivrance. Si des organismes nuisibles sont détectés, on vous indiquera de trier à nouveau, de reconditionner ou de traiter.

Délai de traitement et retrait du certificat en 2025

Pour les légumes sans analyse en laboratoire, nous voyons généralement les certificats délivrés le jour même ou le jour ouvrable suivant l'inspection. Si votre destination prend en charge e-Phyto, l'Indonésie peut transmettre électroniquement via la plateforme IPPC aux pays participants. Beaucoup d'acheteurs exigent encore un certificat papier original, donc prévoyez de le récupérer au guichet de quarantaine à votre point de sortie si nécessaire. Confirmez avec votre acheteur et votre transitaire quel format ils accepteront avant l'expédition.

Quels documents dois-je téléverser pour les légumes frais ?

Voici l'ensemble minimum qui a systématiquement fonctionné pour nous :

• Facture commerciale et liste de colisage avec descriptions et unités correspondantes.
• Coordonnées de l'acheteur et port de destination.
• Preuve de réservation (AWB ou BL) si disponible.
• Pour les légumes à feuilles ou articles sensibles, plan de chaîne du froid ou relevés de température si demandé.
• Pour les envois récurrents, réutilisez les modèles précédents dans IQFAST pour conserver la nomenclature et les codes HS cohérents.

Où cela s'applique : produits frais comme Tomates, Aubergine violette et Piment Cayenne rouge. Pour les produits surgelés transformés comme Edamame surgelé premium ou Légumes mixtes surgelés, vérifiez si votre acheteur exige un certificat phytosanitaire ou si d'autres documents suffisent.

Frais et paiement en bref

Les frais phytosanitaires sont des charges PNBP réglementées. En 2025, le montant exact dépend du type de service et peut être mis à jour dans le système. IQFAST générera le montant à payer et un compte virtuel. Payez via les banques/canaux électroniques listés et conservez le reçu. Si le système ne reconnaît pas votre paiement dans l'heure, téléversez la preuve et contactez le bureau de quarantaine affecté à votre demande.

Rejets courants sur IQFAST que nous observons (et comment les éviter)

D'après notre expérience, 3 retards sur 5 proviennent d'erreurs d'entrée évitables :

• Incohérence entre le code HS et le nom du produit sur la facture/PEB. Solution : créez un catalogue de produits au niveau de la société et copiez-collez.
• Unités manquantes ou incorrectes. IQFAST exige le nombre de colis et les kilogrammes. Faites correspondre les deux à votre liste de colisage.
• Description de l'emballage trop vague. Écrivez « 12 x 1 kg barquettes par carton » au lieu de « carton ».
• Déclaration supplémentaire manquante quand l'acheteur en a besoin. Demandez à l'acheteur tôt et collez le texte exact.
• Données de destination incomplètes. Ville, port d'entrée, contact du destinataire. Remplissez tous les champs.
• Paiement non enregistré dans le système. Attendez la confirmation avant de réserver l'inspection.

Un autre point problématique : sol visible ou insectes vivants lors de l'inspection. Pour les légumes racines comme la Betterave et les Carottes, pré-lavez et séchez soigneusement, puis chemisez les caisses pour éviter les taches de terre.

FAQ : Réponses directes aux questions que nous recevons chaque semaine

Comment enregistrer ma société sur IQFAST pour demander un certificat phytosanitaire ?

Créez un compte exportateur, saisissez NIB/NPWP/PIC, liez votre NIB à IQFAST et attendez la vérification par un officier. Ajoutez vos emplacements de conditionnement et de sortie avant de soumettre votre première demande.

Quels documents dois-je téléverser pour les exportations de légumes frais depuis l'Indonésie ?

Facture, liste de colisage, coordonnées de l'acheteur, réservation/AWB si disponible, et toutes déclarations supplémentaires requises. Des photos des étiquettes et du produit aident les officiers à vérifier rapidement.

Combien de temps à l'avance dois-je réserver l'inspection phytosanitaire avant l'expédition ?

Nous recommandons 48–72 heures avant l'ETD. Le même jour est possible dans certains postes mais risqué pour les légumes frais.

L'Indonésie émet-elle un e-Phyto pour les légumes, ou ai-je encore besoin d'un certificat papier ?

L'Indonésie peut envoyer un e-Phyto aux pays partenaires via la plateforme IPPC. De nombreuses destinations ou acheteurs demandent encore un certificat papier original. Confirmez le format accepté avec votre acheteur et votre transitaire.

Combien coûte le certificat phytosanitaire en 2025 et comment le payer ?

IQFAST affiche le tarif PNBP en vigueur pour votre service. Payez en utilisant le compte virtuel généré par le système via les banques/canaux électroniques pris en charge.

Pourquoi ma demande IQFAST a-t-elle été rejetée et comment la corriger rapidement ?

Vérifiez l'alignement code HS - nom du produit, les unités, les détails d'emballage et les déclarations supplémentaires. Corrigez les champs, téléversez des documents clairs et soumettez de nouveau. En cas d'incertitude, appelez le bureau de quarantaine assigné indiqué dans les notes IQFAST pour obtenir des instructions.

Où ont lieu les inspections de légumes à Jakarta ou Surabaya et comment les planifier ?

Jakarta : zone cargo de Soekarno-Hatta et Tanjung Priok. Surabaya : cargo de Juanda et Tanjung Perak. Planifiez via IQFAST après l'enregistrement de votre paiement et choisissez un créneau dans le poste de votre choix.

Petites optimisations efficaces qui accélèrent les approbations

• Créez des modèles par produit. Par exemple, standardisez les entrées pour Concombre japonais (Kyuri) et Tomates avec des codes HS fixes, des noms scientifiques et des lignes d'emballage. La cohérence réduit les demandes de précision des officiers.
• Harmonisez vos documents. Maintenez la même formulation de marchandise entre la facture, la liste de colisage et IQFAST. Les officiers apprécient les correspondances une à une.
• Préparez pour l'inspection. Placez les étiquettes vers l'extérieur, gardez les cartons propres et ayez un cutter et une table d'échantillonnage prêts. Plus l'inspection est rapide, plus vite vous obtenez le feu vert.

Si vous souhaitez une relecture de votre première demande ou de l'aide pour choisir les bons produits pour votre marché, vous pouvez Nous contacter sur whatsapp. Et si vous êtes encore en train de sélectionner des SKU adaptés au transport, consultez notre gamme prête à l'export : Voir nos produits.

En conclusion

IQFAST n'est pas compliqué une fois que l'on connaît la séquence. Configurez proprement votre profil exportateur. Reproduisez vos codes HS et descriptions sur tous les documents. Réservez les inspections tôt, en particulier pour les produits périssables comme les légumes à feuilles. Et en cas de doute concernant les déclarations ou l'e-Phyto, demandez à votre acheteur et au bureau de quarantaine avant d'expédier. C'est ainsi que vous éviterez les recherches de dernière minute et que vos légumes arriveront sur le marché à temps.