Légumes indonésiens : Guide d’assurance cargo frigorifique 2026

Une checklist pratique de documentation 24–48 heures par l’équipe Indonésie‑Légumes pour prévenir les refus de réclamation frigorifique en 2026. Quels documents, quelles photos, quels paramètres de logger et quelles notifications votre assureur attendra pour les exportations de légumes indonésiens.

Nous avons cessé de perdre des réclamations sur cargaisons frigorifiques quand nous avons arrêté de deviner. Au cours des dernières saisons, notre équipe a renforcé la façon dont nous documentons les expéditions de légumes indonésiens et a fortement réduit les refus de réclamation. La différence n’était ni une clause astucieuse ni un contact chez un transporteur. C’était la preuve. Une preuve cohérente, ennuyeuse, défendable. Ce guide est cette preuve, étape par étape.

Les 3 piliers d’une réclamation frigorifique défendable en 2026

Preuve avant expédition. Prouvez que la cargaison était apte, pré-refroidie et correctement conditionnée à l’origine. Sans cela, tout le reste sera remis en question.
Surveillance en transit. Fournissez des preuves continues de température provenant de loggers étalonnés et, lorsque possible, des données RCM (Remote Container Management) du transporteur.
Actions à l’arrivée dans les 24–48 heures. Notifiez rapidement, procédez à une expertise conjointe, sécurisez les preuves avant que le conteneur ne soit libéré. Les réclamations se gagnent ou se perdent souvent ici.

Conclusion : Pensez comme un souscripteur. Ils posent une question unique : la détérioration a-t-elle été causée par un événement couvert, et non par la périssabilité ordinaire ? Notre documentation doit répondre clairement à cela.

Équivalent Semaine 1–2 : Préparations avant expédition acceptées par les assureurs

Quels documents faut-il avant le chargement ?

Rapport d’inspection avant expédition. Inclure la marchandise, la qualité, les seuils de défaut et des photos. Pour les produits feuilles comme Baby romaine (Laitue romaine bébé), notez les opérations d’ébourgeonnage, le vide-refroidissement ou l’hydro-refroidissement, et la température finale au cœur.
Checklist de températures du cœur. Mesurer au moins 2% des cartons répartis en haut/milieu/bas des palettes (minimum 5 cartons). Enregistrer la date/heure, les identifiants de lot et les relevés. Exemples de cibles : Baby romaine 0–2°C. Radis rouge 0–2°C. Carottes (Qualité export fraîche) 0–1°C. Concombres et tomates sont plus chauds : Concombre japonais (Kyuri) 10–12°C. Tomates 10–12°C pour éviter les dommages dus au froid. Les lignes surgelées comme Edamame premium surgelé doivent être à -18°C ou plus froid.
Liste de colisage et spécifications des cartons. Orifices de ventilation, type de doublure, poids par carton, schéma de palettisation, intercalaires.
PTI (inspection pré‑voyage) du conteneur frigorifique. Obtenez l’imprimé PTI du transporteur indiquant la capacité de consigne, le calendrier de dégivrage et l’état des alarmes.
Certificats d’étalonnage. Les thermomètres et enregistreurs doivent être étalonnés dans les 6–12 derniers mois. Conservez les PDF au dossier.

Quelles photos devons‑nous prendre lors du chargement ?

État des palettes et marquages des cartons. Montrer clairement les numéros de lot.
Relevés de température au cœur visibles avec l’étiquette du carton dans le champ.
Intérieur du conteneur avant chargement. Propreté, déflecteur d’air, T‑floor (plancher T) dégagé.
Écran des réglages du frigorifique. Consigne, air d’alimentation/retour, intervalle de dégivrage, réglage des évents et numéro de série de l’unité.
Positionnement des loggers. Un à l’extrémité d’alimentation d’air, un en milieu de chargement et un près des portes. Évitez de les placer directement contre les serpentins ou les parois.
Fermeture de porte et scellé. Photo du numéro de scellé, ainsi qu’un gros plan du scellé verrouillé.

Conclusion : Les assureurs et les équipes de réclamations des transporteurs doivent voir que vous avez contrôlé la chaîne du froid dès la première minute. Vos photos doivent raconter cette histoire sans que vous soyez présent dans la pièce.

Équivalent Semaine 3–6 : Surveillance en transit et paramètres de logger valables en 2026

Quels enregistreurs de température et paramètres sont acceptables maintenant ?

D’après notre expérience, les assureurs acceptent les appareils étalonnés de Sensitech TempTale, DeltaTrak FlashLink, ELPRO, Berlinger, Escort et équivalents. Les données RCM des transporteurs sont de plus en plus convaincantes lorsqu’elles sont accompagnées de vos propres données indépendantes.

Paramètres qui fonctionnent :

Démarrer avant l’entrée du premier pallet dans le conteneur et arrêter à l’ouverture à destination.
Intervalle toutes les 5 minutes pour les produits frais. Pour le surgelé, 10–15 minutes conviennent généralement.
Alarmes réglées près de la tolérance de la marchandise, pas seulement de la consigne. Exemple : alarme pour Baby romaine à >4°C pendant 60 minutes. Tomates alarme à <8°C et >14°C. Produits surgelés à plus chaud que -15°C pendant 60 minutes. Documentez votre justification.
Formats de fichiers. Conservez le rapport PDF chiffré original et le CSV brut. En 2026, de nombreux souscripteurs acceptent aussi des liens cloud s’ils incluent une piste d’audit immuable et les métadonnées de l’appareil.

Clause de panne du frigorifique vs couverture de variation de température

Clause de panne du frigorifique. Couvre la défaillance physique de la machine frigorifique. Pensez à une panne de compresseur ou un dysfonctionnement du dégivrage. Vous aurez besoin de preuves d’alarmes ou de codes de défaut ainsi que de notes RCM/technicien.
Couverture pour variation de température. Plus large. Peut répondre à une interruption d’alimentation, des réglages incorrects ou une déviation prouvée de la température en transit. La rédaction varie. Certaines polices excluent la « défectuosité inhérente » ou la détérioration normale.

Conclusion : Adaptez vos preuves à la clause. Si vous réclamez une panne, prouvez que l’unité a échoué. Si vous réclamez une variation, montrez que la température a réellement dévié du profil convenu assez longtemps pour causer des dommages.

Équivalent Semaine 7–12 : Jour d’arrivée à 48 heures — la chronologie critique

À quelle vitesse doit‑on notifier l’assureur après un écart de température ?

Immédiatement. Concrètement, dans les 24 heures suivant la première prise de connaissance, et toujours avant que le conteneur ne quitte le terminal ou le dépôt si possible. Pour un recours contre le transporteur sous des règles de type Hague‑Visby, les dommages cachés doivent être signalés dans les 3 jours suivant la livraison. N’attendez pas un débat interne. Notifiez rapidement et mettez à jour ensuite.

Notifications minimales :

Assureur et agent local de réclamations à destination. Inclure le numéro de police, le BL, le numéro du conteneur, ETA/ATA, et une brève description du problème.
Ligne du transporteur et terminal. Demandez une retenue sur la libération et une inspection conjointe.
Destinataire et transitaire. Alignez‑vous sur qui assistera à l’expertise et où le conteneur sera ouvert.

Avons‑nous besoin d’une expertise conjointe, et qui doit y assister ?

Oui, pour toute perte non triviale. Une expertise conjointe doit inclure l’expert nommé par l’assureur, le représentant du transporteur ou du terminal, et le destinataire ou son représentant. Si les autorités l’exigent, un officier de quarantaine ou de sécurité alimentaire peut assister. N’engagez pas votre propre expert indépendant sans le consentement de l’assureur sauf en cas d’urgence. Les coûts sont généralement des frais de gestion de sinistre quand l’assureur les approuve.

Que devons‑nous sécuriser avant la libération du conteneur ?

Photos et vidéos de l’ouverture des portes, du givre/condensation et de toute odeur.
Relevés d’air d’alimentation/retour sur le contrôleur à l’ouverture.
Températures du cœur sur au moins 2% des cartons à différentes positions sur les palettes.
Récupération des loggers immédiatement. Téléchargez les rapports sur site si possible et conservez les fichiers bruts.
Cartons échantillons pour laboratoire si nécessaire. Conservez les formulaires de chaîne de possession.

Quelles photos et quels documents les assureurs attendent‑ils lors du déchargement à destination ?

Scellé intact puis coupé, avec les numéros visibles.
Affichage du frigorifique avec la consigne et les températures réelles.
État du premier rang de cartons avant déplacement.
Preuve de cartons humides ou affaissés, de glace ou d’eau libre.
Photos en coupe des défauts. Par exemple, feuilles translucides sur Loloroso (Laitue rouge) ou brûlure de gel sur Aubergine violette.
Inventaire palette par palette des cartons endommagés vs sains avec poids.

Conclusion : Laissez le conteneur statique jusqu’à l’arrivée de l’expert si possible. Si les opérations doivent continuer, documentez en continu et mettez de côté des échantillons représentatifs.

Réponses aux questions que nous entendons le plus

Quels documents sont nécessaires pour déposer une réclamation frigorifique ?

Tableau de la police d’assurance et clauses pertinentes (clause de panne frigorifique ou rédaction sur variation de température).
Facture commerciale, liste de colisage et connaissement (BL).
Dossier d’origine : inspection avant expédition, checklist de températures du cœur, PTI, certificats d’étalonnage, photos de chargement, identifiants des loggers.
En transit : rapports des loggers (PDF + CSV), exports RCM du transporteur, événements du voyage.
Dossier à destination : avis de perte, rapport d’expertise conjointe, inventaire, températures du cœur à destination, photos de déballage, dossiers de récupération et d’élimination, et toute analyse de laboratoire.

L’assurance couvre‑t‑elle les déclassements de qualité ou uniquement la détérioration totale ?

De nombreuses polices excluent la « perte de marché » ou la perte liée au prix uniquement. Vous avez généralement besoin d’un dommage physique lié à une déviation de température. Certaines rédactions permettent une indemnisation partielle basée sur la valeur de sauvetage vs la valeur saine. Par exemple, si Betterave (Qualité export fraîche) est déclassée mais reste vendable, la réclamation peut couvrir la différence entre le produit attendu et le produit réellement obtenu lorsque cela est causé par un événement couvert. Consultez vos extensions.

Quels formats de données les assureurs acceptent‑ils des loggers en 2026 ?

PDFs chiffrés avec métadonnées de l’appareil, fichiers CSV bruts, et de plus en plus des portails cloud avec pistes d’audit. Fournissez les trois lorsque possible, ainsi que le certificat d’étalonnage de l’appareil.

Qui paie l’expert ?

S’il est nommé ou approuvé par l’assureur, les honoraires font généralement partie des frais de gestion du sinistre. Si vous nommez sans approbation, vous pouvez en assumer le coût. Informez toujours l’assureur en premier.

Liste de contrôle des 24–48 heures de preuves (imprimez ceci)

Notifier immédiatement l’assureur, l’agent de réclamations, le transporteur et le destinataire. Demander une retenue de libération et une expertise conjointe.
Maintenir le frigorifique en fonctionnement à la consigne jusqu’à l’expertise sauf si la sécurité l’exige autrement.
Photographier le scellé, l’écran du contrôleur, l’intérieur (givre/condensation) et la première exposition de la cargaison.
Enregistrer les températures du cœur à destination sur l’ensemble de la charge. Noter les positions et identifiants des cartons.
Récupérer et télécharger tous les loggers. Exporter les données RCM du transporteur.
Séparer cartons endommagés, limites et sains. Peser et inventorier chaque groupe.
Sécuriser des échantillons et organiser des analyses en laboratoire si le type de défaut nécessite confirmation.
Conserver tous les emballages et étiquettes jusqu’à la fin de l’expertise.

Si vous traitez un problème en cours et avez besoin d’aide pratique pour valider votre dossier documentaire, Contactez‑nous sur whatsapp. Nous vous guiderons à travers la séquence que nous utilisons pour nos propres expéditions.

7 raisons courantes de refus de réclamation frigorifique en 2026

Absence d’enregistrements de température au cœur avant expédition. Particulièrement pour les produits sensibles au chaud comme Tomates et Concombre japonais (Kyuri) qui ne doivent pas être refroidis excessivement.
Logger démarré en retard ou mal positionné. Un appareil près des serpentins lira plus froid que la cargaison. Placez les loggers à l’endroit où se trouve la marchandise.
Lacunes d’étalonnage. Les appareils sans certificats d’étalonnage valides sont systématiquement contestés.
Notification tardive. Réclamation signalée après la sortie du conteneur du port sans possibilité d’expertise conjointe.
Mauvaise clause. Revendiquer une panne frigorifique sans preuve de défaillance mécanique alors que le problème venait d’un mauvais réglage ou d’ouvertures de porte.
Photos incohérentes. Photos manquantes du scellé, de l’écran du contrôleur à l’ouverture, ou du déballage.
« Perte de marché » pure. Déclassement de qualité sans déviation de température démontrable ou dommage physique.

Conclusion : Vous ne pouvez pas corriger ces éléments après coup. Intégrez ces habitudes à l’origine, pas à la destination.

Ressources et prochaines étapes

Fiche de configuration des loggers. Nous standardisons un intervalle de 5 minutes pour le frais, 10–15 pour le surgelé, démarrage avant le chargement, et documentation du positionnement avec photos.
Exemple de ligne d’avis de sinistre. « Nous donnons par la présente avis immédiat de perte pour le BL ABCD1234, Conteneur TLLU1234567, origine Indonésie, frais Baby romaine (Laitue romaine bébé). Déviation de température suspectée. Merci de nommer votre expert au [nom du terminal], ETA/ATA [date/heure]. Nous demandons une expertise conjointe avant libération. »
Profils de marchandises. Nous tenons à jour des consignes et tolérances internes pour notre gamme frais et surgelés, de Radis rouge et Carottes (Qualité export fraîche) à Gombo surgelé premium et Mélange de légumes surgelés. Si vous avez besoin de la dernière version pour votre programme, Consultez nos produits et demandez‑nous la fiche de manutention correspondante.

Voilà le point. La plupart des réclamations ne se gagnent pas par argument. Elles se gagnent parce que la piste documentaire est complète et que les horodatages correspondent. Nous l’avons appris à la dure pour que vous n’ayez pas à le faire. Si vous intégrez ces étapes dans vos procédures opérationnelles, vos réclamations frigorifiques 2026 seront plus courtes, plus calmes et plus fructueuses. Et votre cargaison arrivera aussi en meilleur état.