Panduan praktis langkah demi langkah untuk mendapatkan sertifikat fitosanitari IQFAST bagi sayuran segar dari Indonesia. Kami membahas registrasi, dokumen yang diperlukan, pemesanan inspeksi, e-Phyto, estimasi waktu, biaya, dan cara menghindari penolakan—berdasarkan pengalaman eksportir nyata.
Jika Anda mengekspor sayuran segar dari Indonesia pada 2025, sertifikat fitosanitari IQFAST adalah gerbang yang harus Anda lalui. Kami telah membantu eksportir pemula dan berulang mendapatkan persetujuan dengan cepat, dan kami juga pernah melihat pengiriman tertahan di landasan karena kesalahan kecil. Panduan ini berfokus khusus pada sayuran dan memandu Anda melalui alur IQFAST layar demi layar.
Konteks singkat: IQFAST dan siapa yang bertanggung jawab
IQFAST adalah platform daring Balai Karantina Pertanian Indonesia untuk layanan kesehatan tanaman. Untuk sayuran, pengajuan Anda, pemesanan inspeksi, dan penerbitan sertifikat semuanya berjalan melalui IQFAST. Inspeksi fisik dilakukan oleh petugas karantina di lokasi-lokasi yang disetujui seperti kargo Soekarno-Hatta, Tanjung Priok, kargo Juanda, dan Tanjung Perak. Sertifikat yang Anda peroleh merupakan sertifikat fitosanitari resmi untuk ekspor.
Langkah 1: Registrasi eksportir di IQFAST (apa yang dipersiapkan dan apa yang sebenarnya terjadi)
Saya menemukan bahwa semakin rapi pengaturan profil Anda, semakin cepat setiap pengajuan berikutnya berjalan. Siapkan hal-hal berikut:
- NIB (Nomor Induk Berusaha) dari OSS, termasuk KBLI relevan untuk perdagangan/ekspor buah/sayur.
- NPWP dan akta perusahaan/surat kuasa untuk PIC.
- Alamat perusahaan, lokasi gudang/packing, dan detail kontak.
- Opsional namun berguna: foto area pengepakan dan ruang pendingin.
Cara mendaftar pada 2025:
- Buat akun di IQFAST. Pilih “Eksportir” dan masukkan nama hukum perusahaan persis seperti di OSS. Input NIB, NPWP, dan detail PIC.
- Kaitkan NIB Anda. Sistem akan memvalidasi data Anda terhadap OSS. Jika tidak tersinkronisasi otomatis, petugas karantina akan memverifikasi secara manual. Biasanya kami melihat ini selesai dalam 1–2 hari kerja.
- Tambahkan lokasi. Di bawah profil Anda, tambahkan rumah pengepakan/gudang dan pelabuhan keluar yang diharapkan (mis. Soekarno-Hatta, Tanjung Priok).
Tips profesional: Jika KBLI NIB Anda tidak mencakup perdagangan/ekspor hortikultura, petugas dapat menempatkan akun Anda dalam status “pending”. Perbarui OSS terlebih dahulu, lalu lakukan re-sync.
Langkah 2: Buat pengajuan fitosanitari baru (layar demi layar)
Di dalam IQFAST, pergi ke Layanan Fitosanitari > Pengajuan Baru. Berikut alur yang sebenarnya kami gunakan:
- Rincian kiriman. Pilih Ekspor. Pilih Balai Karantina dan Titik Keluar Anda. Contoh: Balai Karantina Pertanian Bandara Soekarno-Hatta.
- Penerima dan tujuan. Isi nama pembeli luar negeri, alamat lengkap, negara tujuan, dan pelabuhan masuk yang diharapkan.
- Layar komoditas. Tambahkan setiap item sayuran secara terpisah.
- Kode HS dan nama komoditas. Gunakan kode HS dan deskripsi yang sama yang akan Anda gunakan pada PEB dan dokumen komersial. Contoh, tomat dan mentimun Jepang memiliki kode HS berbeda. Jangan menebak. Sinkronkan dengan broker bea cukai Anda untuk menghindari penolakan.
- Varietas dan nama ilmiah. Jika Anda mengekspor Japanese Cucumber (Kyuri), tuliskan “mentimun Jepang” dan Cucumis sativus. Konsistensi penting.
- Kuantitas dan pengemasan. Masukkan jumlah kemasan dan berat bersih. Satuan harus sesuai dengan faktur/packing list Anda.
- Daerah produksi. Masukkan wilayah kebun dan lokasi packhouse. Anda mungkin diminta memberikan detail kebun jika diminta oleh petugas.
- Perlakuan. Catat pencucian, penyikatan, precooling, atau detail rantai dingin. Jika Anda fumigasi palet kayu, tambahkan di sini.
- Pernyataan tambahan. Beberapa negara membutuhkan redaksi khusus untuk sayuran berdaun seperti Baby Romaine atau Loloroso (Red Lettuce). Jika pembeli Anda mengirimkan frasa yang diwajibkan, tempelkan di sini. Jika tidak, biarkan kosong daripada menebak.
- Lampiran. Unggah scan yang jelas:
- Faktur komersial dan packing list.
- Kontrak penjualan atau PO.
- Airway bill atau booking note jika tersedia.
- Foto produk dan label kemasan membantu ketika petugas memeriksa keseragaman.
- Kirim, hasilkan tagihan, dan bayar. IQFAST menerbitkan kode tagihan untuk Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Bayar melalui bank/saluran elektronik yang tercantum menggunakan virtual account. Pengajuan Anda tidak akan masuk ke penjadwalan sampai sistem melihat pembayaran.
Langkah 3: Pesan inspeksi fitosanitari
Setelah pembayaran tercatat, pilih slot inspeksi. Hal penting: slot di pintu utama cepat penuh, terutama sebelum penerbangan akhir pekan.
- Jangka waktu yang kami rekomendasikan. Pesan 48–72 jam sebelum ETD Anda. Untuk penerbangan tengah malam, usahakan inspeksi pada sore hari sebelumnya. Bisakah hari yang sama bekerja? Kadang, tetapi berisiko.
- Contoh lokasi inspeksi. Jakarta: kompleks kargo Soekarno-Hatta dan Tanjung Priok untuk angkutan laut. Surabaya: kargo Juanda dan Tanjung Perak (Pelabuhan). Petugas juga dapat melakukan inspeksi di rumah pengepakan jika diatur sebelumnya.
- Kesiapan kargo. Siapkan palet Anda teratur, diberi tanda, dan mudah diakses. Pertahankan kontrol suhu untuk barang sensitif seperti Baby Romaine.
Jika semuanya bersih dan dokumen sesuai, petugas memperbarui IQFAST dan sertifikat Anda bergerak ke tahap penerbitan. Jika hama ditemukan, Anda akan diminta untuk melakukan sortir ulang, pengepakan ulang, atau perlakuan.
Waktu proses dan pengambilan sertifikat pada 2025
Untuk sayuran tanpa pengujian laboratorium, biasanya kami melihat sertifikat diterbitkan pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya setelah inspeksi. Jika tujuan Anda mendukung e-Phyto, Indonesia dapat mengirimkan secara elektronik melalui hub IPPC ke negara-negara peserta. Banyak pembeli masih menginginkan sertifikat fisik asli, jadi rencanakan untuk mengambilnya di loket karantina pada titik keluar Anda jika diperlukan. Konfirmasikan dengan pembeli dan forwarder format yang mereka terima sebelum mengirim.
Dokumen apa yang perlu saya unggah untuk sayuran segar?
Ini adalah set minimum yang konsisten berhasil untuk kami:
- Faktur komersial dan packing list dengan deskripsi dan satuan yang cocok.
- Detail pembeli dan pelabuhan tujuan.
- Bukti booking (AWB atau BL) jika tersedia.
- Untuk sayuran berdaun atau barang sensitif, rencana rantai dingin atau catatan suhu jika diminta.
- Untuk pengiriman berulang, gunakan kembali template sebelumnya di IQFAST agar penamaan dan kode HS tetap konsisten.
Di mana berlaku: Item segar seperti Tomatoes, Purple Eggplant, dan Red Cayenne Pepper. Untuk produk olahan beku seperti Premium Frozen Edamame atau Frozen Mixed Vegetables, periksa apakah pembeli Anda memerlukan sertifikat fitosanitari atau dokumen lain sudah mencukupi.
Biaya dan pembayaran secara singkat
Biaya fitosanitari merupakan pungutan PNBP yang diatur. Pada 2025, jumlah pasti bergantung pada jenis layanan dan dapat diperbarui di sistem. IQFAST akan menghasilkan jumlah yang harus dibayar dan virtual account. Bayar melalui bank/saluran elektronik yang tercantum dan simpan bukti pembayaran. Jika sistem tidak mengenali pembayaran Anda dalam waktu satu jam, unggah bukti dan hubungi kantor karantina yang ditugaskan pada pengajuan Anda.
Penolakan IQFAST umum yang sering kami temui (dan cara menghindarinya)
Dalam pengalaman kami, 3 dari 5 keterlambatan berasal dari kesalahan input yang dapat dicegah:
- Ketidaksesuaian kode HS dan nama produk dengan faktur/PEB. Solusi: kunci katalog komoditas perusahaan dan copy-paste.
- Satuan hilang atau salah. IQFAST menginginkan jumlah kemasan dan kilogram. Cocokkan keduanya dengan packing list Anda.
- Deskripsi pengemasan samar. Tulis “12 x 1 kg clamshell per karton” daripada “karton”.
- Pernyataan tambahan hilang ketika pembeli memerlukannya. Tanyakan pembeli sejak dini dan tempelkan teks persisnya.
- Data tujuan tidak lengkap. Kota, pelabuhan masuk, kontak penerima. Isi semua kolom.
- Pembayaran belum terselesaikan di sistem. Tunggu konfirmasi sebelum memesan inspeksi.
Satu lagi yang menyakitkan: tanah yang terlihat atau serangga hidup saat inspeksi. Untuk tanaman akar seperti Beetroot dan Carrots, cuci dan keringkan dengan baik, lalu lapisi peti untuk menghindari noda tanah.
FAQ: Jawaban langsung atas pertanyaan yang kami terima setiap minggu
Bagaimana cara mendaftarkan perusahaan saya di IQFAST untuk mengajukan sertifikat fitosanitari?
Buat akun eksportir, masukkan NIB/NPWP/PIC, kaitkan NIB Anda ke IQFAST, dan tunggu verifikasi petugas. Tambahkan lokasi pengepakan dan titik keluar sebelum mengajukan pengajuan pertama.
Dokumen apa yang perlu saya unggah untuk ekspor sayuran segar dari Indonesia?
Faktur, packing list, detail pembeli, booking/AWB jika tersedia, dan pernyataan tambahan yang diperlukan. Foto label dan produk membantu petugas memverifikasi dengan cepat.
Seberapa jauh sebelumnya saya harus memesan inspeksi fitosanitari sebelum pengiriman?
Kami merekomendasikan 48–72 jam sebelum ETD. Hari yang sama memungkinkan di beberapa pos tetapi berisiko untuk sayuran segar.
Apakah Indonesia mengeluarkan e-Phyto untuk sayuran, atau saya masih memerlukan sertifikat kertas?
Indonesia dapat mengirim e-Phyto ke negara mitra melalui hub IPPC. Banyak tujuan atau pembeli masih meminta sertifikat kertas asli. Konfirmasikan format yang diterima dengan pembeli dan forwarder Anda.
Berapa biaya sertifikat fitosanitari pada 2025 dan bagaimana cara pembayarannya?
IQFAST menampilkan tarif PNBP saat ini untuk layanan Anda. Bayar menggunakan virtual account yang dihasilkan oleh sistem melalui bank/saluran elektronik yang didukung.
Mengapa pengajuan IQFAST saya ditolak dan bagaimana memperbaikinya dengan cepat?
Periksa keselarasan kode HS-nama, satuan, detail pengemasan, dan pernyataan tambahan. Perbaiki kolom yang salah, unggah dokumen yang jelas, dan kirim ulang. Jika tidak jelas, hubungi kantor karantina yang ditugaskan lewat catatan di IQFAST untuk panduan.
Di mana inspeksi sayuran berlangsung di Jakarta atau Surabaya dan bagaimana cara menjadwalkannya?
Jakarta: area kargo Soekarno-Hatta dan Tanjung Priok. Surabaya: kargo Juanda dan Tanjung Perak. Jadwalkan di dalam IQFAST setelah pembayaran Anda tercatat dan pilih slot di pos yang Anda pilih.
Optimasi kecil namun ampuh yang mempercepat persetujuan
- Bangun template per produk. Misalnya, standarkan entri untuk Japanese Cucumber (Kyuri) dan Tomatoes dengan kode HS tetap, nama ilmiah, dan baris pengemasan. Konsistensi mengurangi pertanyaan petugas.
- Sinkronkan dokumen Anda. Pertahankan kata komoditas yang sama di faktur, packing list, dan IQFAST. Petugas menyukai kecocokan satu-satu.
- Siapkan untuk inspeksi. Tempatkan label menghadap luar, jaga karton tetap bersih, dan siapkan pisau utilitas serta meja sampel. Semakin cepat petugas dapat memeriksa, semakin cepat Anda mendapatkan persetujuan.
Jika Anda ingin pemeriksaan tambahan pada pengajuan pertama Anda atau perlu bantuan memilih produk yang tepat untuk pasar Anda, Anda dapat Contact us on whatsapp. Dan jika Anda masih memilih SKU yang tahan perjalanan, lihat lini produk siap ekspor kami: View our products.
Kesimpulan
IQFAST tidak sulit setelah Anda mengetahui urutannya. Buat profil eksportir Anda dengan rapi. Cerminkan kode HS dan deskripsi di setiap dokumen. Pesan inspeksi lebih awal, terutama untuk barang mudah rusak seperti sayuran berdaun. Dan ketika ragu tentang pernyataan atau e-Phyto, tanyakan kepada pembeli dan kantor karantina sebelum Anda mengirim. Itulah cara menghindari kepanikan menit terakhir dan memastikan sayuran Anda sampai ke pasar tepat waktu.